Logiciel de clinique en Égypte : rendez-vous et dossiers

La plupart des cliniques en Égypte fonctionnent avec trois choses : un cahier de rendez-vous à l'accueil, le WhatsApp de la clinique et la mémoire du médecin. Cela marche jusqu'au jour où cela ne marche plus. Deux patients se présentent pour le même créneau. L'ancienne ordonnance d'un patient qui revient traîne quelque part dans un tiroir. En fin de mois, personne ne sait vraiment combien la clinique a gagné, ni combien les compagnies d'assurance lui doivent encore.

Un logiciel de gestion de clinique remplace le cahier, le tiroir et les approximations par un seul outil sur lequel tout le monde travaille. Voici ce qu'il doit réellement faire.

Ce qu'un logiciel de clinique doit gérer

Au minimum :

• Les rendez-vous pris par téléphone, par WhatsApp et sur une page en ligne, dans un seul agenda
• Les rappels envoyés aux patients avant leur consultation
• Une file d'attente à l'accueil, pour que le médecin voie qui attend et qui passe ensuite
• Le dossier patient : antécédents, diagnostics, ordonnances, résultats d'analyses et imagerie
• La facturation : consultations, consultations de suivi, actes et forfaits
• Les assurances et conventions d'entreprise, si la clinique en a
• Les rapports : consultations, chiffre d'affaires, absences et activité de chaque médecin

Tout le reste dépend de la spécialité. Un cabinet dentaire a besoin d'un schéma dentaire. Une clinique de dermatologie a besoin de photos avant/après. Un centre de kinésithérapie a besoin de forfaits de séances. Un bon logiciel vous permet d'ajouter tout cela sans reconstruire le reste.

Rendez-vous et rappels

Les patients prennent rendez-vous comme ils vous parlent déjà, et en Égypte, c'est surtout par WhatsApp et par téléphone. Le logiciel ne doit pas les obliger à adopter autre chose. Il doit placer chaque rendez-vous dans un seul agenda, quel que soit celui qui l'a pris.

Ce qui fait la différence :

1. Aucune double réservation. Chaque médecin a ses créneaux et une durée par type de consultation, de sorte qu'un suivi de 10 minutes et un acte de 40 minutes s'insèrent correctement.
2. Un rappel la veille, par WhatsApp ou SMS, avec un moyen simple de confirmer ou d'annuler. Un créneau annulé peut être proposé à la liste d'attente.
3. Une page de prise de rendez-vous en ligne, accessible depuis votre fiche Google Maps et vos réseaux sociaux, qui n'affiche que les créneaux réellement libres.

Un assistant WhatsApp peut prendre les rendez-vous simples et répondre aux questions habituelles sur les tarifs, l'adresse et les horaires, à condition de passer la main à une personne pour tout ce qui est médical. Voir les chatbots WhatsApp pour les entreprises en Égypte pour savoir quoi automatiser, et quoi ne pas automatiser.

Le dossier patient

Le dossier est la partie qui compte le plus pour les médecins, et celle que la plupart des logiciels ratent en la rendant lente à remplir.

Il doit afficher, sur un seul écran, les consultations précédentes du patient, ses maladies chroniques, ses allergies, ses traitements en cours et sa dernière ordonnance. Rédiger une nouvelle ordonnance doit prendre quelques secondes, avec les médicaments que le médecin prescrit souvent à portée de clic, imprimée sur l'en-tête de la clinique en arabe ou en anglais.

Les pièces jointes comptent aussi : les résultats d'analyses, les radios et les comptes rendus que le patient apporte sur son téléphone doivent être enregistrés dans le dossier, pas dans la galerie WhatsApp de quelqu'un.

Si le médecin met plus de temps à saisir la consultation qu'à voir le patient, le logiciel sera abandonné en moins d'un mois.

Facturation, assurances et clôture de caisse quotidienne

L'accueil doit savoir quoi facturer sans avoir à demander : une première consultation, un suivi dans la période de suivi, un acte, ou une séance d'un forfait déjà réglé. Le logiciel doit connaître les tarifs et les règles de la clinique.

Si la clinique travaille avec des compagnies d'assurance ou des conventions d'entreprise, chacune a ses propres tarifs, ses accords préalables et ses demandes de remboursement mensuelles. Suivre tout cela sur papier, c'est là que l'argent disparaît sans bruit. Le logiciel doit enregistrer, pour chaque consultation, qui doit quoi, et produire la demande de remboursement mensuelle.

À la fin de chaque service, une clôture quotidienne montre les espèces, les cartes et les portefeuilles mobiles encaissés, face à ce que le logiciel attendait.

Les données médicales sont des données sensibles

La loi égyptienne sur la protection des données personnelles (loi n° 151 de 2020) classe les données de santé parmi les données sensibles. Quelles que soient les obligations détaillées qu'elle impose à votre clinique, un logiciel qui contient des dossiers patients doit au moins :

• Limiter qui voit quoi. L'accueil prend les rendez-vous et facture ; il n'a pas besoin de lire les diagnostics.
• Journaliser les accès et les modifications, pour savoir qui a ouvert ou modifié un dossier.
• Sauvegarder automatiquement, ailleurs que sur l'ordinateur de l'accueil.
• Utiliser de vrais identifiants, un par personne, jamais un mot de passe partagé.

Demandez à tout prestataire où les données sont stockées, qui peut y accéder, et comment vous les récupérez si vous partez.

Solution du marché ou sur mesure

Un médecin seul avec un seul cabinet est souvent bien servi par un bon logiciel du marché. Il coûte moins cher au départ et se met en place rapidement.

Le sur-mesure commence à être rentable quand la clinique compte plusieurs médecins ou plusieurs sites, des workflows de spécialité qu'un logiciel du marché gère mal, ses propres accords avec des assureurs, ou le besoin de relier les rendez-vous à son site web, à son application ou à son laboratoire. Les arbitrages sont les mêmes que pour tout logiciel de gestion ; nous les avons détaillés dans logiciel sur mesure ou solution du marché.

Le déployer sans arrêter la clinique

1. Commencez par les rendez-vous et le dossier patient. La facturation et les rapports peuvent suivre.
2. Reprenez l'historique important. Au moins les maladies chroniques et la dernière ordonnance des patients réguliers.
3. Formez d'abord l'accueil. C'est lui qui utilise le logiciel toute la journée, et c'est lui qui en fera un succès ou un échec.
4. Gardez le cahier en parallèle pendant une ou deux semaines, puis arrêtez-le.

KF Tech Solutions développe des logiciels de gestion, des sites de prise de rendez-vous et des applications mobiles pour les entreprises en Égypte, y compris des cliniques qui ont leur propre façon de travailler. Vous pouvez nous expliquer comment fonctionne votre clinique aujourd'hui.

Questions fréquentes

Le logiciel doit-il être en ligne ou installé sur l'ordinateur de la clinique ?

Un logiciel en ligne fonctionne depuis n'importe quel appareil et sur tous les sites, et les sauvegardes sont gérées pour vous. Un logiciel installé continue de fonctionner quand Internet tombe. Beaucoup de cliniques veulent les deux : en ligne, avec la possibilité de continuer à prendre des rendez-vous et à facturer pendant une coupure.

Les patients peuvent-ils prendre rendez-vous via une application ?

Oui, mais la plupart des patients n'installeront pas une application pour une clinique où ils vont deux fois par an. Une page de prise de rendez-vous et WhatsApp touchent plus de monde. Une application a du sens pour les cliniques aux visites fréquentes, comme la kinésithérapie ou les plans de traitement dentaire.

Peut-on transférer nos anciens dossiers dans le nouveau logiciel ?

Généralement oui, s'ils existent dans Excel ou dans un autre logiciel. Les dossiers papier peuvent être numérisés et rattachés au patient, puis saisis progressivement au fil de ses visites.

Combien de temps cela prend-il ?

Un logiciel du marché peut être opérationnel en quelques jours. Un logiciel de clinique sur mesure demande généralement quelques mois pour la première version, selon les spécialités, les sites et les intégrations. Commencer par les rendez-vous et les dossiers patients raccourcit ce délai.