برامج إدارة العيادات في مصر: الحجوزات والسجلات
السيستم المفروض يعمل إيه للعيادة: الحجز من الواتساب والتذكير، وملف المريض، والحسابات والتأمين، وإزاي تحافظ على خصوصية البيانات الطبية، وتختار سيستم جاهز ولا تعمل واحد مخصوص.
معظم العيادات في مصر شغالة على تلات حاجات: كشكول الحجز اللي عند الاستقبال، وواتساب العيادة، وذاكرة الدكتور. وده بيمشي لحد ما يقف. مريضين ييجوا على نفس الميعاد. روشتة المريض القديمة في درج ما حدش عارف هو فين. وآخر الشهر ما حدش متأكد العيادة دخّلت كام، ولا شركات التأمين لسه عليها كام.
برنامج إدارة العيادات بيحط الكشكول والدرج والتخمين في مكان واحد الكل بيشتغل منه. وده اللي المفروض يعمله فعلاً.
السيستم المفروض يغطي إيه
على الأقل:
- الحجوزات من التليفون والواتساب وصفحة حجز أونلاين، في نتيجة (كالندر) واحدة
- تذكير المرضى قبل ميعادهم
- الدور عند الاستقبال، عشان الدكتور يشوف مين مستني ومين اللي بعده
- ملف المريض: التاريخ المرضي، والتشخيصات، والروشتات، والتحاليل والأشعة
- الحسابات: الكشف، والاستشارة، والإجراءات، والباقات
- التأمين وتعاقدات الشركات، لو العيادة شغالة بيها
- التقارير: الزيارات، والإيراد، والمواعيد اللي ما حضرتش، وكل دكتور عمل إيه
الباقي على حسب التخصص. عيادة الأسنان محتاجة رسم الأسنان. الجلدية محتاجة صور قبل وبعد. العلاج الطبيعي محتاج باقات جلسات. السيستم الكويس يخليك تضيف ده من غير ما تعيد بناء الباقي.
الحجز والتذكير
المريض بيحجز بالطريقة اللي متعود يكلمك بيها، وده في مصر غالباً واتساب أو تليفون. السيستم ما ينفعش يجبره على حاجة جديدة. المفروض يحط كل حجز في نتيجة واحدة، أياً كان مين اللي أخده.
اللي بيفرق:
- مافيش حجزين على نفس الميعاد. كل دكتور ليه مواعيد، وكل نوع زيارة ليه مدة، فالاستشارة اللي بتاخد عشر دقايق والإجراء اللي بياخد أربعين دقيقة يتحطوا صح.
- تذكير قبلها بيوم على الواتساب أو SMS، وفيه طريقة سهلة للتأكيد أو الإلغاء. والميعاد اللي يتلغي يروح لحد على قايمة الانتظار.
- صفحة حجز أونلاين متربوطة بمكانك على جوجل ماب وصفحاتك على السوشيال، وما تظهرش غير المواعيد الفاضية فعلاً.
مساعد واتساب يقدر ياخد الحجوزات البسيطة ويرد على الأسئلة المعتادة عن الأسعار والعنوان والمواعيد، بشرط إنه يحوّل لبني آدم في أي حاجة طبية. شوف شات بوت واتساب لشركتك في مصر عشان تعرف تأتمت إيه وما تأتمتش إيه.
ملف المريض
الملف هو أكتر جزء الدكاترة بيهتموا بيه، وهو الجزء اللي سيستمات كتير بتبوّظه لأنها بتخلي كتابته بطيئة.
المفروض يظهر في شاشة واحدة: زيارات المريض اللي فاتت، والأمراض المزمنة، والحساسية، والأدوية اللي بياخدها، وآخر روشتة. وكتابة روشتة جديدة المفروض تاخد ثواني، والأدوية اللي الدكتور بيكتبها كتير تبقى على بعد ضغطة، وتتطبع على ورق العيادة بالعربي أو الإنجليزي.
والمرفقات مهمة كمان: التحاليل والأشعة والتقارير اللي المريض جايبها على موبايله المفروض تتحفظ في الملف، مش في جاليري واتساب حد من الاستقبال.
لو الدكتور محتاج وقت يكتب الزيارة أكتر من الوقت اللي بيكشف فيه، السيستم هيتساب في خلال شهر.
الحسابات والتأمين وقفلة اليوم
الاستقبال لازم يعرف يحاسب على إيه من غير ما يسأل: كشف جديد، ولا استشارة لسه في مدتها، ولا إجراء، ولا جلسة من باقة مدفوعة. السيستم المفروض يكون عارف أسعار العيادة وقواعدها.
ولو العيادة شغالة مع شركات تأمين أو تعاقدات شركات، كل واحدة ليها أسعارها وموافقاتها ومطالبتها الشهرية. ومتابعة ده على الورق هو المكان اللي الفلوس بتضيع فيه من غير ما حد ياخد باله. السيستم المفروض يسجل كل زيارة مستحقة على مين، ويطلّع المطالبة الشهرية.
وفي آخر كل شيفت، قفلة اليوم بتوري الكاش والفيزا والمحافظ اللي اتحصلت، قصاد اللي السيستم متوقعه.
البيانات الطبية بيانات حساسة
قانون حماية البيانات الشخصية في مصر (قانون 151 لسنة 2020) بيعتبر البيانات الصحية بيانات حساسة. وأياً كانت تفاصيل اللي القانون بيطلبه من عيادتك، أي سيستم فيه ملفات مرضى المفروض على الأقل:
- يحدد مين يشوف إيه. الاستقبال بيحجز ويحاسب، ومش محتاج يقرا التشخيصات.
- يسجل مين فتح أو عدّل أي ملف.
- يعمل باك أب أوتوماتيك في مكان غير كمبيوتر الاستقبال.
- يكون لكل شخص يوزر وباسورد، مش باسورد واحد للكل.
اسأل أي شركة: البيانات متخزنة فين، ومين يقدر يوصلها، وهتاخدها إزاي لو مشيت.
جاهز ولا مخصوص
دكتور واحد في عيادة واحدة غالباً سيستم جاهز كويس يكفيه. أرخص في البداية وبيشتغل بسرعة.
السيستم المخصوص بيبدأ يستاهل لما العيادة يبقى فيها كذا دكتور أو كذا فرع، أو طريقة شغل خاصة بالتخصص السيستم الجاهز بيتعامل معاها وحش، أو تعاقدات تأمين خاصة، أو محتاجة تربط الحجز بموقعها أو تطبيقها أو المعمل. والمقارنة هي نفس أي سيستم للشغل، وكتبنا عنها في سوفت وير مخصوص ولا جاهز.
تشغّله إزاي من غير ما توقف العيادة
- ابدأ بالحجز وملف المريض. الحسابات والتقارير ييجوا بعدها.
- دخّل التاريخ المهم. على الأقل الأمراض المزمنة وآخر روشتة للمرضى الدايمين.
- درّب الاستقبال الأول. هما اللي شغالين على السيستم طول اليوم، وهما اللي هيخلوه ينجح أو يفشل.
- شغّل الكشكول جنبه أسبوع أو اتنين، وبعدين وقّفه.
KF Tech Solutions بتعمل أنظمة إدارة الشغل ومواقع الحجز وتطبيقات الموبايل للشركات في مصر، ومنها العيادات اللي ليها طريقة شغل خاصة. تقدر تحكيلنا عيادتك شغالة إزاي النهارده.
أسئلة بتتكرر
السيستم يبقى أونلاين ولا متسطب على كمبيوتر العيادة؟
الأونلاين بيشتغل من أي جهاز وأي فرع، والباك أب بيتعمل لوحده. والمتسطب بيفضل شغال لما النت يقع. عيادات كتير عايزة الاتنين: أونلاين، مع إنه يقدر يكمل حجز وحسابات وقت ما النت يقطع.
ينفع المرضى يحجزوا من تطبيق؟
ينفع، بس معظم المرضى مش هيسطبوا تطبيق لعيادة بيروحوها مرتين في السنة. صفحة الحجز والواتساب بيوصلوا لناس أكتر. التطبيق بيبقى منطقي للعيادات اللي الزيارات فيها كتير، زي العلاج الطبيعي أو خطط علاج الأسنان.
ينفع ننقل ملفاتنا القديمة على السيستم الجديد؟
غالباً، لو موجودة على إكسيل أو سيستم تاني. والملفات الورق ممكن تتسكن وتتحط على ملف المريض، وتتدخل واحدة واحدة كل ما المريض ييجي.
بياخد وقت قد إيه؟
السيستم الجاهز ممكن يشتغل في أيام. وسيستم العيادة المخصوص عادة بياخد كام شهر لأول نسخة، على حسب التخصصات والفروع والربط مع أنظمة تانية. والبداية بالحجز وملف المريض بتقصّر المدة.
اقرأ المزيد
النشرة البريدية
ملاحظات من حين لآخر عن البرمجيات والأتمتة وإدارة أعمال أفضل. دون رسائل مزعجة.