Praxissoftware in Ägypten: Terminvergabe und Patientenakten

Die meisten Praxen in Ägypten laufen mit drei Dingen: einem Terminbuch am Empfang, dem WhatsApp der Praxis und dem Gedächtnis des Arztes. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Zwei Patienten erscheinen zum selben Termin. Das alte Rezept eines wiederkehrenden Patienten liegt irgendwo in einer Schublade. Am Monatsende weiß niemand so genau, wie viel die Praxis eingenommen hat oder wie viel die Versicherungen noch schulden.

Eine Praxissoftware ersetzt das Terminbuch, die Schublade und das Rätselraten durch einen einzigen Ort, von dem aus alle arbeiten. Hier steht, was sie tatsächlich leisten sollte.

Was eine Praxissoftware leisten sollte

Mindestens:

• Terminbuchungen per Telefon, WhatsApp und über eine Online-Seite, in einem Kalender
• Erinnerungen an die Patienten vor ihrem Termin
• Eine Warteschlange am Empfang, damit der Arzt sieht, wer wartet und wer als Nächstes dran ist
• Die Patientenakte: Vorgeschichte, Diagnosen, Rezepte, Laborergebnisse und Bildgebung
• Abrechnung: Erstkonsultationen, Kontrolltermine, Behandlungen und Pakete
• Versicherungen und Firmenverträge, falls die Praxis damit arbeitet
• Berichte: Besuche, Umsatz, nicht wahrgenommene Termine und was jeder Arzt geleistet hat

Alles Weitere hängt vom Fachgebiet ab. Eine Zahnarztpraxis braucht ein Zahnschema. Eine dermatologische Praxis braucht Vorher-nachher-Fotos. Ein Physiotherapiezentrum braucht Behandlungspakete. Ein gutes System lässt Sie so etwas ergänzen, ohne den Rest neu zu bauen.

Terminbuchungen und Erinnerungen

Patienten buchen so, wie sie ohnehin mit Ihnen sprechen, und in Ägypten heißt das vor allem WhatsApp und Telefon. Das System sollte sie nicht zu etwas Neuem zwingen. Es sollte jede Buchung in einen Kalender bringen, ganz gleich, wer sie angenommen hat.

Was den Unterschied macht:

1. Keine Doppelbuchungen. Jeder Arzt hat Zeitfenster und eine Termindauer pro Terminart, sodass eine 10-minütige Kontrolle und eine 40-minütige Behandlung richtig hineinpassen.
2. Eine Erinnerung am Vortag, per WhatsApp oder SMS, mit einer einfachen Möglichkeit, zu bestätigen oder abzusagen. Ein abgesagter Termin kann an die Warteliste gehen.
3. Eine Online-Buchungsseite, verlinkt aus Ihrem Google-Maps-Eintrag und Ihren Social-Media-Seiten, die nur tatsächlich freie Termine zeigt.

Ein WhatsApp-Assistent kann einfache Buchungen annehmen und die üblichen Fragen zu Preisen, Adresse und Öffnungszeiten beantworten, solange er bei allem Medizinischen an einen Menschen übergibt. Was sich automatisieren lässt und was nicht, lesen Sie in WhatsApp-Chatbots für Unternehmen in Ägypten.

Die Patientenakte

Die Akte ist der Teil, der Ärzten am wichtigsten ist — und der Teil, den die meisten Systeme falsch machen, weil sie sich nur langsam ausfüllen lässt.

Sie sollte auf einem Bildschirm die früheren Besuche des Patienten zeigen, chronische Erkrankungen, Allergien, aktuelle Medikamente und das letzte Rezept. Ein neues Rezept auszustellen sollte Sekunden dauern, mit den Medikamenten, die der Arzt häufig verordnet, nur einen Klick entfernt, gedruckt auf dem Briefkopf der Praxis auf Arabisch oder Englisch.

Auch Anhänge zählen: Laborergebnisse, Röntgenbilder und Befunde, die der Patient auf seinem Handy mitbringt, gehören in die Akte, nicht in die WhatsApp-Galerie von irgendjemandem.

Wenn der Arzt länger braucht, den Besuch einzutippen, als den Patienten zu untersuchen, wird das System innerhalb eines Monats aufgegeben.

Abrechnung, Versicherungen und der Tagesabschluss

Der Empfang muss wissen, was zu berechnen ist, ohne nachzufragen: eine neue Konsultation, eine Kontrolle innerhalb der Nachsorgefrist, eine Behandlung oder eine Sitzung aus einem bereits bezahlten Paket. Das System sollte die Preise und Regeln der Praxis kennen.

Wenn die Praxis mit Versicherungen oder Firmenverträgen arbeitet, hat jeder dieser Partner eigene Preise, Genehmigungen und monatliche Abrechnungen. Das auf Papier nachzuhalten, ist genau die Stelle, an der Geld unbemerkt verloren geht. Das System sollte festhalten, wer für jeden Besuch was schuldet, und die monatliche Abrechnung erstellen.

Am Ende jeder Schicht zeigt ein Tagesabschluss die Einnahmen in bar, per Karte und per Wallet im Vergleich zu dem, was das System erwartet hat.

Medizinische Daten sind sensible Daten

Das ägyptische Datenschutzgesetz (Gesetz Nr. 151 von 2020) stuft Gesundheitsdaten als sensibel ein. Was auch immer das Gesetz im Einzelnen von Ihrer Praxis verlangt — ein System mit Patientenakten sollte mindestens:

• Begrenzen, wer was sieht. Der Empfang bucht und rechnet ab; er muss keine Diagnosen lesen.
• Zugriffe und Änderungen protokollieren, damit Sie sehen, wer eine Akte geöffnet oder bearbeitet hat.
• Automatisch sichern, an einen Ort, der nicht der Computer am Empfang ist.
• Ordentliche Anmeldungen verwenden, eine pro Person, niemals ein gemeinsames Passwort.

Fragen Sie jeden Anbieter, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie Sie sie zurückbekommen, wenn Sie wechseln.

Fertiglösung oder Individualentwicklung

Ein einzelner Arzt mit einer Praxis ist mit einem guten fertigen System oft gut bedient. Es ist günstiger im Einstieg und schnell eingerichtet.

Individuelle Software lohnt sich, wenn die Praxis mehrere Ärzte oder Standorte hat, fachspezifische Abläufe, die ein fertiges System schlecht abbildet, eigene Versicherungsvereinbarungen oder den Bedarf, Terminbuchungen mit Website, App oder Labor zu verbinden. Die Abwägungen sind dieselben wie bei jedem Geschäftssystem; wir haben sie in Standardsoftware oder Individualentwicklung behandelt.

Einführung, ohne den Praxisbetrieb anzuhalten

1. Beginnen Sie mit Terminbuchungen und der Patientenakte. Abrechnung und Berichte können folgen.
2. Übernehmen Sie die wichtige Vorgeschichte. Mindestens chronische Erkrankungen und das letzte Rezept für Stammpatienten.
3. Schulen Sie zuerst den Empfang. Dort wird das System den ganzen Tag benutzt, und dort entscheidet sich, ob es funktioniert oder scheitert.
4. Führen Sie das Terminbuch ein bis zwei Wochen parallel weiter, und hören Sie dann damit auf.

KF Tech Solutions entwickelt Geschäftssysteme, Buchungswebsites und mobile Apps für Unternehmen in Ägypten, auch für Praxen mit ihrer ganz eigenen Arbeitsweise. Sie können uns erzählen, wie Ihre Praxis heute arbeitet.

Häufige Fragen

Sollte das System online laufen oder auf dem Computer der Praxis installiert sein?

Ein Online-System funktioniert von jedem Gerät und an jedem Standort, und die Datensicherung wird Ihnen abgenommen. Ein installiertes System läuft weiter, wenn das Internet ausfällt. Viele Praxen wollen beides: online, mit der Möglichkeit, bei einem Ausfall weiter zu buchen und abzurechnen.

Können Patienten über eine App buchen?

Ja, aber die meisten Patienten installieren keine App für eine Praxis, die sie zweimal im Jahr besuchen. Eine Buchungsseite und WhatsApp erreichen mehr Menschen. Eine App lohnt sich für Praxen mit häufigen Besuchen, etwa in der Physiotherapie oder bei zahnärztlichen Behandlungsplänen.

Können wir unsere alten Unterlagen in das neue System übernehmen?

Meistens ja, wenn sie in Excel oder einem anderen System vorliegen. Papierakten lassen sich einscannen und dem Patienten zuordnen und dann nach und nach erfassen, wenn die Patienten wiederkommen.

Wie lange dauert es?

Ein fertiges System kann innerhalb weniger Tage laufen. Eine individuelle Praxissoftware braucht für die erste Version typischerweise einige Monate, je nach Fachgebieten, Standorten und Schnittstellen. Wer mit Terminbuchungen und Patientenakten beginnt, verkürzt das.