Ihr Kassensystem an Ägyptens ETA-E-Rechnungssystem anbinden

Die meisten Inhaber begegnen Ägyptens Vorschriften zur E-Rechnung auf dieselbe Weise: Ein Buchhalter leitet ein Rundschreiben weiter, der Kassenanbieter sagt "wird unterstützt", und sechs Wochen später kann niemand erklären, warum die Hälfte der Belege abgelehnt wird.

Die Vorschriften selbst sind nicht das Schwierige. Schwierig ist, dass Compliance eine Softwareintegration ist — und dass sie jede Abkürzung offenlegt, die Ihr aktuelles System genommen hat.

Was das ETA-System eigentlich ist

Die ägyptische Steuerbehörde betreibt zwei verwandte Systeme, und Unternehmen verwechseln sie regelmäßig:

• E-Rechnung (الفاتورة الإلكترونية) umfasst Verkäufe zwischen Unternehmen sowie von Unternehmen an staatliche Stellen. Jede Rechnung wird als strukturiertes Dokument übermittelt, signiert und mit einer eindeutigen Kennung zurückgegeben.
• E-Quittung (الإيصال الإلكتروني) umfasst Verkäufe an Verbraucher — die Belege, die ein Geschäft, ein Café oder eine Apotheke einem Laufkunden aushändigt. Sie stammen von registrierten Kassengeräten und werden nahezu in Echtzeit übermittelt.

Wenn Sie über die Ladentheke an Verbraucher verkaufen, ist die E-Quittung das, was Ihr Kassensystem betrifft. Wenn Sie zusätzlich Unternehmen Rechnungen stellen, brauchen Sie beides, und es ist nicht dieselbe Integration.

Die stufenweise Einführung wurde mehrfach verschoben und richtet sich nach Steuerzahlergruppen. Klären Sie mit Ihrem Buchhalter oder direkt mit der Behörde, welche Phase und welche Frist für Ihre Registrierungsnummer gilt — übernehmen Sie kein Datum von der Marketingseite eines Anbieters.

Die fünf Dinge, die eine Integration leisten muss

Was auch immer Sie kaufen oder bauen, die Arbeit besteht aus denselben fünf Schritten.

1. Registrieren. Das Unternehmen wird im Portal der Behörde angemeldet und erhält Zugangsdaten. Für die E-Quittung werden Kassengeräte einzeln registriert.
2. Ein Signaturmittel beschaffen. Dokumente werden kryptografisch signiert. In der Praxis bedeutet das ein elektronisches Siegel (E-Seal) — einen Hardware-Token oder ein HSM —, das im Besitz des Unternehmens ist.
3. Den Artikelkatalog offiziellen Codes zuordnen. Jeder Artikel, den Sie verkaufen, braucht einen anerkannten Code, und jede Position braucht die korrekte Steuerart und Steuerunterart. Hier steckt der größte Teil des Aufwands.
4. Das Dokument erstellen und signieren. Das Dokument wird vor dem Signieren in eine exakte kanonische Form serialisiert. Ist darin auch nur ein einziges Zeichen falsch, ist die Signatur gültig, aber das Dokument wird abgelehnt.
5. Übermitteln und abgleichen. Senden, die zurückgegebene Kennung speichern und einen Plan für die Dokumente haben, die fehlschlagen.

Schritt fünf wird gern übersprungen, und genau der tut weh. Ein System, das übermittelt, aber nie abgleicht, sammelt monatelang unbemerkt abgelehnte Dokumente an.

Wo Integrationen tatsächlich scheitern

Nichts davon ist exotisch. Alles davon lässt sich bei der Entwicklung günstig abfangen und nach einem Jahr fehlerhafter Daten nur noch teuer beheben.

Lässt sich Ihr aktuelles Kassensystem konform machen?

Drei ehrliche Fragen:

Hat es eine API oder einen Export, den Sie auslesen können? Wenn die einzige Möglichkeit, einen Verkauf aus dem System zu bekommen, ein gedruckter Bericht ist, lautet die Antwort nein, und daran ändert auch keine Middleware etwas.

Speichert es die Felder, die die Behörde verlangt? Die Steuernummer des Käufers bei B2B, Artikelcodes, die Steueraufschlüsselung pro Position. Ein Kassensystem, das pro Verkauf nur eine einzige "Summe" speichert, kann kein konformes Dokument erzeugen, weil die Information nie erfasst wurde.

Lässt es sich ändern? Viele Unternehmen betreiben ein System, dessen Anbieter verschwunden ist. Funktionierende Software, die Sie nicht ändern können, ist eine Wand, kein Vermögenswert.

Wenn alle drei Antworten ja lauten, ist die Integration in ein bestehendes System meist ein Projekt von vier bis sechs Wochen. Lautet eine davon nein, ersetzen Sie das Kassensystem, und die Compliance-Frist ist dann der Anlass, nicht das Projekt.

Bauen, kaufen oder überbrücken

Es gibt keine allgemein richtige Antwort. Die eine durchweg falsche Antwort ist, darauf zu warten, dass der Anbieter etwas ankündigt, während die Frist näher rückt.

Was Sie zuerst tun sollten

Keine Demo. Bevor Sie mit irgendjemandem sprechen, exportieren Sie die Verkäufe von drei Monaten und prüfen Sie, ob jede Position Folgendes hat: einen Artikelcode, eine Steueraufschlüsselung und — bei allem, was an ein Unternehmen verkauft wurde — die Steuernummer des Käufers.

Wenn diese drei Felder vorhanden und korrekt sind, haben Sie ein Integrationsprojekt. Wenn nicht, haben Sie zuerst ein Datenprojekt, und jedes Angebot, das Sie erhalten, bevor das behoben ist, wird falsch sein.

Häufige Fragen

Gilt das auch für ein kleines Unternehmen?

Die Phasen werden nach Steuerzahlergruppen definiert, nicht allein nach Größe, und der Geltungsbereich ist mit der Zeit gewachsen. Prüfen Sie Ihre eigene Registrierung, statt anzunehmen, dass ein Schwellenwert Sie schützt.

Können wir unseren bisherigen Drucker weiter verwenden?

In der Regel ja. Die E-Quittung ändert, was übermittelt wird, nicht was gedruckt wird — allerdings muss der gedruckte Beleg normalerweise die zurückgegebene Kennung tragen.

Was passiert mit Verkäufen, während das Internet ausgefallen ist?

Eine konforme Integration stellt sie in eine Warteschlange und übermittelt sie, sobald die Verbindung zurück ist. Wenn die vorgeschlagene Lösung auf diese Frage keine Antwort hat, ist sie nicht fertig.

Wie lange dauert es?

Vier bis sechs Wochen sind bei einem modernen Kassensystem mit funktionierender API üblich. Die Variable ist fast nie der Code für die Übermittlung — sondern wie lange es dauert, den Produktkatalog korrekt zu codieren.