Standardsoftware oder Individualentwicklung: wie Sie richtig entscheiden

Jede Softwareentscheidung wird als Qualitätsfrage geführt. Das ist sie nicht. Standardsoftware ist in der Regel ausgezeichnet — verfeinert durch Tausende Unternehmen, die Sie nie kennenlernen werden. Die eigentliche Frage ist enger und nützlicher:

Welche Teile Ihres Geschäfts sind gewöhnlich, und welche sind der Grund, warum Kunden zu Ihnen kommen?

Kaufen Sie das Gewöhnliche. Bauen Sie den Rest. Fast jede gute Entscheidung folgt aus diesem einen Satz.

Wo Standardsoftware klar gewinnt

Für alles Standardisierte schlägt ein fertiges Produkt eine Eigenentwicklung bei Kosten, Zeit und den tausend Details, die erst auftauchen, nachdem tausend Unternehmen darüber gestolpert sind.

Lohnabrechnung. Buchhaltung. E-Mail. Dokumentenablage. Videokonferenzen. Basis-CRM. Gelöste Probleme. Diese nachzubauen ist kein Handwerk, sondern Budgetverschwendung an einem fremden, bereits gelösten Problem.

Gibt es in einer Kategorie fünf ausgereifte Wettbewerber, ist das ein Hinweis darauf, dass das Problem Standard ist. Kaufen.

Wo es aufhört zu passen

Standardsoftware kodiert Annahmen darüber, wie Sie arbeiten. Probleme beginnen dort, wo Ihre Realität und diese Annahmen auseinandergehen:

• Ihr Prozess ist tatsächlich anders, und genau dieser Unterschied ist Ihr

Wettbewerbsvorteil.

• Mehrere Systeme müssen übereinstimmen, und keines spricht mit dem anderen.
• Der Workaround ist zum Prozess geworden. Jemand pflegt eine Tabelle, die das

"richtige" System nicht ersetzen kann.

• Sie zahlen pro Nutzer für etwas, das die meisten Nutzer kaum anfassen.

Keiner dieser Punkte bedeutet für sich genommen "selbst bauen". Sie bedeuten: messen.

Die drei Fragen

1. Konkurrieren wir damit, oder betreiben wir damit nur?

Die Tourenplanung eines Logistikers ist Wettbewerb. Seine Lohnabrechnung ist Betrieb. Das eine bauen, das andere kaufen.

Wenn Sie nicht entscheiden können, was von beidem ein System ist, ist es fast sicher Betrieb — was ein Unternehmen wirklich differenziert, ist den Beteiligten selten unklar.

2. Was kostet uns der Workaround?

Messen, nicht schätzen. Erfassen Sie eine Woche lang jedes Mal, wenn jemand Daten in ein zweites System abtippt, einen Softwarefehler korrigiert oder eine Nebentabelle pflegt.

Unter 30 Minuten pro Tag ist der Workaround billiger als eine Entwicklung. Über zwei Stunden pro Tag entspricht das grob einem Vollzeitgehalt im Jahr — dann amortisiert sich ein eigenes System meist im ersten Jahr.

3. Was kostet es über drei Jahre, nicht über eines?

Preise pro Platz sind bei zehn Mitarbeitenden unproblematisch und bei achtzig eine ernsthafte Summe. Individualsoftware hat keine Platzkosten, dafür Wartung. Rechnen Sie beides über drei Jahre. Ein Jahr schmeichelt dem Standardprodukt, fünf der Eigenentwicklung, drei sind ehrlich.

Die teuerste Software ist nicht die mit dem höchsten Preis. Es ist die, die niemand ändern kann, wenn sich das Geschäft ändert.

Die Antwort, die meist übersehen wird

Es ist selten entweder-oder. Am häufigsten funktioniert: Standardsoftware für die Standardteile, eine eigene Schicht für den Teil, der wirklich Ihrer ist, und eine saubere Integration dazwischen.

Das setzt voraus, dass die gekauften Produkte echte Schnittstellen haben. Deshalb gehört "Gibt es eine dokumentierte API, und kann ich die Dokumentation jetzt sehen?" in das erste Gespräch mit jedem Anbieter — lange vor dem Preis. Ein Produkt, das sich nicht anbinden lässt, ist ein Produkt, das Sie irgendwann ersetzen.

Drei eindeutige Fälle

Kaufen, ohne zu zögern: unter zehn Personen, Standardprozess, und es muss diesen Monat laufen.

Bauen, ohne zu zögern: Sie haben zwei fertige Produkte getestet, beide brauchten denselben Workaround, und dieser Workaround ist inzwischen jemandes Stelle.

Vorerst keines von beidem: Sie können den Prozess nicht beschreiben, den die Software unterstützen soll. Kein System repariert einen unentschiedenen Prozess — es macht die Unentschiedenheit nur teurer.

Häufige Fragen

Können wir mit Standardsoftware starten und später bauen?

Ja, und das ist oft die vernünftige Reihenfolge — unter einer Bedingung: Sie müssen Ihre Daten jederzeit vollständig und ohne Nachfrage exportieren können. Klären Sie das vor der Unterschrift, nicht beim Abschied.

Wie lange dauert eine Individualentwicklung?

Acht bis sechzehn Wochen für eine fokussierte erste Version. Wer vier Wochen nennt, hat noch nicht genug gefragt.

Ändert unsere Branche etwas daran?

Sie verschiebt die Grenze, sie hebt sie nicht auf. Wenn Sie Entwicklung ins Ausland vergeben wollen, lesen Sie vorher, worauf deutsche Mittelständler beim Nearshoring achten sollten.