أتمتة الأعمال

في أغلب الشركات، تضيع ساعات كل أسبوع في عمل يمكن للكمبيوتر أن يؤديه: نسخ الطلبات من نظام إلى آخر، وإعداد التقرير نفسه كل يوم اثنين، وتذكير الموظفين بالاعتمادات، وملاحقة المستندات الناقصة.

نحن نحدد هذه المهام ونؤتمتها، ليقضي فريقك وقته في العمل الذي يحتاج فعلًا إلى إنسان.

ماذا نؤتمت

• نقل البيانات بين الأدوات: من نماذج الموقع إلى نظام CRM، ومن الطلبات إلى برنامج الحسابات، وتحديثات المخزون بين الفروع.
• التقارير التي تُعد وتُرسل تلقائيًا كل يوم أو كل أسبوع.
• التذكيرات والمتابعات: الفواتير المتأخرة، والعقود التي تقترب من الانتهاء، والمهام الفائتة.
• الاعتمادات التي تصل تلقائيًا إلى الشخص المناسب وتسجل القرار.
• معالجة المستندات: تحويل الفواتير والنماذج والرسائل إلى بيانات منظمة، مع الاستعانة بالذكاء الاصطناعي حيث يفيد.
• الفحوصات والتنبيهات المجدولة، مثل الجرد العشوائي والتحويلات الآمنة بين المخازن في Random Audit.

موثوقة وليست هشة

العملية المؤتمتة التي لا يثق بها أحد يتم إيقافها في النهاية. لذلك تتضمن كل عملية أتمتة نبنيها:

• سجلات توضح ما الذي تم تشغيله، ومتى، وماذا فعل.
• تنبيهات عند حدوث أي خطأ، تصل إلى الشخص المسؤول.
• موافقة بشرية على القرارات ذات العواقب الحقيقية: النظام يجهّز، والإنسان يعتمد.
• مسؤولية واضحة، موثقة ليعرف فريقك ما الذي يعمل ولماذا.

كيف يسير مشروع الأتمتة

1. تحديد المهام التي تستهلك الوقت. نحصر المهام المتكررة ونقدّر عدد الساعات التي تكلفها كل مهمة.
2. اختيار أول مكسب. مهمة متكررة كثيرًا، منخفضة المخاطر، وسهلة القياس.
3. البناء والتشغيل بجانب العمل اليدوي حتى تتطابق النتائج.
4. الانتقال الكامل ثم البدء في المهمة التالية.

للمنشآت في السعودية والإمارات

نؤتمت للمنشآت في السعودية والإمارات الأعمال الروتينية نفسها بالعربية والإنجليزية: تحويل الفواتير والإيصالات إلى بيانات، وإرسال التقارير في مواعيدها، والتذكيرات والموافقات. ومع اقتراب مواعيد الفوترة الإلكترونية في البلدين، تُعدّ بيانات الفواتير المنظّمة نقطة بداية مناسبة. اطّلع على قراءة الفواتير والإيصالات العربية بالذكاء الاصطناعي وموقف كل دولة خليجية من الفوترة الإلكترونية، واطّلع أيضًا على صفحتَي السعودية والإمارات.

من المكالمة الأولى حتى الإطلاق

تحدد الخطوات السابقة ما الذي نؤتمته. بعد ذلك تُنفَّذ كل عملية أتمتة عبر المراحل الخمس نفسها التي نتبعها في كل مشروع:

1. الاستكشاف. ندرس كيف تُنجز المهمة اليوم: الأدوات والملفات المستخدمة، ومن يعتمد، وأين تقع الأخطاء.
2. التخطيط. نكتب ما الذي يبدأ العملية، وخطواتها، وقواعدها، ومن يتلقى التنبيهات، ونتفق معك على ذلك قبل البناء.
3. التصميم. نصمم الأجزاء التي يتعامل معها الناس: شاشات الاعتماد، وشكل التقارير، والتذكيرات والرسائل التي تصلهم.
4. التنفيذ. نربط أدواتك ونشغّل عملية الأتمتة بجانب العمل اليدوي حتى تتطابق النتائج، وتطّلع على نسخة عاملة كل أسبوع إلى أسبوعين.
5. الإطلاق. ننتقل إلى التشغيل الكامل، ونتابع السجلات والتنبيهات، ونعدّل عملية الأتمتة مع تغيّر طريقة عملك.

كم تكلفة أتمتة الأعمال

تبدأ المشروعات من 200 دولار (نحو 750 ريالًا سعوديًا / 735 درهمًا إماراتيًا)، ويتحدد السعر النهائي حسب نطاق العمل، مع عرض سعر مكتوب وثابت بعد مكالمة مجانية. وفي مشروعات الأتمتة يعتمد السعر أساسًا على:

• عدد عمليات العمل التي تريد أتمتتها، وعدد الخطوات والقواعد في كل منها.
• عدد الأدوات المطلوب ربطها، وهل لديها واجهة API موثقة. فالأداة التي تملك API أسرع في الربط من أداة لا تتيح إلا تصدير الملفات.
• معالجة المستندات: قراءة الفواتير أو النماذج بالذكاء الاصطناعي تضيف تكلفة تشغيل صغيرة لكل مستند.
• الاعتمادات والحالات الاستثنائية: كل حالة خاصة يجب أن تتعامل معها العملية تضيف عملًا.

تبدأ أغلب المنشآت بعملية واحدة متكررة كثيرًا، ثم تضيف التالية بعد أن تغطي الأولى تكلفتها. ويوضح دليلنا عن أتمتة الأعمال للشركات الصغيرة والمتوسطة من أين تبدأ.

ما الذي تستلمه عند التسليم

• الكود والحسابات ملكك: كود عمليات الأتمتة وأي حسابات سحابية تعمل عليها ملك لك.
• النشر حيث تختار: تعمل عمليات الأتمتة لدى مزود الاستضافة وفي المنطقة التي تختارها.
• توثيق لما تقوم به كل عملية أتمتة، ومتى تعمل، ومن تنبّه.
• الصيانة والدعم بعد الإطلاق: عندما تتغير إحدى الأدوات المرتبطة نحدّث عملية الأتمتة، ويمكننا إضافة العمليات التالية متى كنت مستعدًا.

أسئلة شائعة

هل نحتاج إلى برامج جديدة لأتمتة أعمالنا؟

غالبًا لا. أغلب عمليات الأتمتة تربط الأدوات التي تستخدمها بالفعل، مثل برنامج الحسابات ونظام CRM وملفات Excel والبريد الإلكتروني وواتساب.

ماذا لو أخطأت عملية الأتمتة؟

كل عملية أتمتة تسجل ما تقوم به وتنبه الشخص المسؤول عند فشل أي خطوة. وفي القرارات المهمة، نبقي شخصًا يعتمد الخطوة الأخيرة.

متى نرى النتائج؟

كثيرًا ما تعمل أول عملية أتمتة خلال أسبوعين إلى أربعة أسابيع، ويظهر الوقت الذي توفره فورًا.

من يتولى صيانة عمليات الأتمتة بعد الإطلاق؟

يمكننا أن نتولاها. فالأدوات المرتبطة تتغير بمرور الوقت، لذلك نتابع السجلات والتنبيهات، ونصلح ما يتعطل، ونحدّث عملية الأتمتة عندما تتغير طريقة عملك. وإن فضّلت، يمكن لفريقك أن يتسلمها بالاعتماد على التوثيق.

هل يمكنكم إصلاح عمليات أتمتة بناها غيركم؟

نعم. سواء كانت سكربتًا أو ماكرو في جدول بيانات أو سير عمل على منصة بلا كود، نراجع ما هو موجود، ثم نصلحه أو نعيد بناء الأجزاء الهشة منه، وبعدها نتولى صيانته.

هل تعمل الأتمتة مع المستندات والرسائل العربية؟

نعم. نبني عمليات أتمتة تقرأ وترسل بالعربية والإنجليزية، بما في ذلك الفواتير والنماذج ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل واتساب.