أتمتة الأعمال

في أغلب الشركات، تضيع ساعات كل أسبوع في عمل يمكن للكمبيوتر أن يؤديه: نسخ الطلبات من نظام إلى آخر، وإعداد التقرير نفسه كل يوم اثنين، وتذكير الموظفين بالاعتمادات، وملاحقة المستندات الناقصة.

نحن نحدد هذه المهام ونؤتمتها، ليقضي فريقك وقته في العمل الذي يحتاج فعلًا إلى إنسان.

ماذا نؤتمت

• نقل البيانات بين الأدوات: من نماذج الموقع إلى نظام CRM، ومن الطلبات إلى برنامج الحسابات، وتحديثات المخزون بين الفروع.
• التقارير التي تُعد وتُرسل تلقائيًا كل يوم أو كل أسبوع.
• التذكيرات والمتابعات: الفواتير المتأخرة، والعقود التي تقترب من الانتهاء، والمهام الفائتة.
• الاعتمادات التي تصل تلقائيًا إلى الشخص المناسب وتسجل القرار.
• معالجة المستندات: تحويل الفواتير والنماذج والرسائل إلى بيانات منظمة، مع الاستعانة بالذكاء الاصطناعي حيث يفيد.
• الفحوصات والتنبيهات المجدولة، مثل الجرد العشوائي والتحويلات الآمنة بين المخازن في Random Audit.

موثوقة وليست هشة

العملية المؤتمتة التي لا يثق بها أحد يتم إيقافها في النهاية. لذلك تتضمن كل عملية أتمتة نبنيها:

• سجلات توضح ما الذي تم تشغيله، ومتى، وماذا فعل.
• تنبيهات عند حدوث أي خطأ، تصل إلى الشخص المسؤول.
• موافقة بشرية على القرارات ذات العواقب الحقيقية: النظام يجهّز، والإنسان يعتمد.
• مسؤولية واضحة، موثقة ليعرف فريقك ما الذي يعمل ولماذا.

كيف يسير مشروع الأتمتة

1. تحديد المهام التي تستهلك الوقت. نحصر المهام المتكررة ونقدّر عدد الساعات التي تكلفها كل مهمة.
2. اختيار أول مكسب. مهمة متكررة كثيرًا، منخفضة المخاطر، وسهلة القياس.
3. البناء والتشغيل بجانب العمل اليدوي حتى تتطابق النتائج.
4. الانتقال الكامل ثم البدء في المهمة التالية.

أسئلة شائعة

هل نحتاج إلى برامج جديدة لأتمتة أعمالنا؟

غالبًا لا. أغلب عمليات الأتمتة تربط الأدوات التي تستخدمها بالفعل، مثل برنامج الحسابات ونظام CRM وملفات Excel والبريد الإلكتروني وواتساب.

ماذا لو أخطأت عملية الأتمتة؟

كل عملية أتمتة تسجل ما تقوم به وتنبه الشخص المسؤول عند فشل أي خطوة. وفي القرارات المهمة، نبقي شخصًا يعتمد الخطوة الأخيرة.

متى نرى النتائج؟

كثيرًا ما تعمل أول عملية أتمتة خلال أسبوعين إلى أربعة أسابيع، ويظهر الوقت الذي توفره فورًا.