استخراج بيانات الفواتير العربية بالذكاء الاصطناعي

نعم، يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة الفواتير والإيصالات العربية بدقة كافية للعمل اليومي، لكن ليس بزر واحد «امسح وانتهى». فهو يعمل كسلسلة من الخطوات: تحوّل تقنية OCR الصورة إلى نص، ثم يملأ نموذج ذكاء اصطناعي الحقول، ثم تتحقق عمليات حسابية بسيطة من الإجماليات والضريبة، ثم يراجع موظف كل ما يفشل في الفحص قبل أن يصل أي شيء إلى نظامك المحاسبي.

تمر الفواتير المطبوعة الواضحة عادةً دون مشكلات، أما الإيصالات الحرارية الباهتة، وصور الهاتف المائلة، والفواتير المكتوبة بخط اليد، فهي مواضع ظهور الأخطاء.

التعرف الضوئي على النصوص واستخراج البيانات مهمتان مختلفتان

التعرف الضوئي على النصوص (OCR) يحوّل الصورة أو ملف PDF إلى نص، لكنه لا يعرف أي رقم هو الإجمالي وأي رقم هو رقم الهاتف.

الاستخراج بالذكاء الاصطناعي يقرأ هذا النص، وغالبًا مع تخطيط الصفحة، ويعيد حقولًا منظمة: المورد، ورقم الفاتورة، والتاريخ، والبنود، والمجموع قبل الضريبة، والضريبة، والإجمالي. تؤدي أدوات كثيرة المهمتين في خطوة واحدة، لكن طريقة الإصلاح تختلف عند حدوث خطأ.

وتضيف المستندات العربية صعوبات خاصة:

• الحروف المتصلة والأسطر من اليمين إلى اليسار، وكثيرًا ما تجمع العربية والإنجليزية في السطر نفسه.
• نظامان للأرقام. تطبع بعض الفواتير الأرقام الهندية (٠١٢٣)، وبعضها الأرقام الغربية، وبعضها كليهما.
• فواصل عشرية وفواصل للآلاف تختلف من مورد إلى آخر، ومنها الفاصلة العشرية العربية (٫).
• التاريخ الهجري والميلادي، وأحيانًا كلاهما في فاتورة واحدة.
• اسم المورد نفسه مكتوبًا بعدة صيغ، بكلمة «شركة» أو «مؤسسة» في أوله أو من دونها.

سلسلة الخطوات بالتفصيل

1. الاستلام. تصل الفواتير ملفات PDF بالبريد الإلكتروني، أو صورًا عبر واتساب، أو نسخًا ممسوحة من آلة التصوير في المكتب.
2. تحسين الصورة. تعديل الميل والقص وتحسين التباين قبل القراءة، خاصة في صور الهاتف.
3. القراءة والاستخراج. تعيد تقنية OCR مع نموذج الذكاء الاصطناعي الحقول ومعها درجة ثقة لكل حقل.
4. التحقق. تفحص القواعد الحسابية وقواعد العمل النتيجة (انظر أدناه).
5. المراجعة. يذهب كل ما يفشل في قاعدة أو تنخفض درجة ثقته إلى موظف.
6. التصدير. تُرحَّل الفواتير المعتمدة إلى النظام المحاسبي أو نظام ERP كمسودات، مع إرفاق صورة الفاتورة الأصلية.

ما الذي يُستخرج، وأين يقع الخطأ

تحقّق من كل رقم قبل الاعتماد عليه

قد يعيد الاستخراج بالذكاء الاصطناعي رقمًا خاطئًا بثقة عالية، وتكشف العمليات الحسابية معظم هذه الأخطاء دون أي ذكاء اصطناعي:

• كل بند: الكمية × سعر الوحدة = إجمالي البند.
• البنود: مجموع إجماليات البنود يساوي المجموع قبل الضريبة.
• الفاتورة: المجموع قبل الضريبة + الضريبة = الإجمالي.
• النسبة: ينبغي أن تساوي الضريبة مقسومة على المجموع النسبة المطبقة، فالنسبة الأساسية 15% في السعودية و5% في الإمارات، وتحتاج البنود الخاضعة لنسبة الصفر أو المعفاة إلى قاعدة خاصة بها.
• الأسعار الشاملة للضريبة: في السعر الإماراتي الذي يشمل ضريبة 5%، تساوي الضريبة السعر مقسومًا على 21، كما يوضح دليل الهيئة الاتحادية للضرائب.
• التكرار: لا يجوز ترحيل المورد نفسه برقم الفاتورة نفسه مرتين.
• المورد: يجب أن يطابق رقم التسجيل موردًا معروفًا لديك.

تحمل الفاتورة الضريبية المبسطة في السعودية رمز QR يتضمن، وفق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اسم البائع، ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، وتاريخ الفاتورة ووقتها، والإجمالي شاملًا الضريبة، ومبلغ الضريبة. وقراءة رمز QR أولًا ومقارنته بنتيجة OCR فحص قوي. وإذا استطاع المورد إرسال ملف الفوترة الإلكترونية المنظم بدلًا من ملف PDF، فاعتمد عليه واستغنِ عن OCR في تلك الفواتير تمامًا.

هذه معلومات عامة وليست استشارة ضريبية، وينبغي أن يؤكد محاسبك النسب والقواعد المطبقة على مشترياتك.

قائمة المراجعة البشرية

في قائمة المراجعة يكسب النظام ثقة فريقك. والقائمة الجيدة:

• تعرض صورة الفاتورة بجوار الحقول المستخرجة، مع تمييز الحقل المشكوك فيه.
• توضح سبب وجود الفاتورة فيها، مثل «الضريبة لا تساوي 15%» أو «فاتورة مكررة محتملة».
• تتيح للمراجع تصحيح الحقل بنقرة واحدة، وتسجل من غيّر ماذا.
• تُبقي الفواتير التي فشلت خارج الحسابات إلى أن يعتمدها أحد.

وإذا تكرر فشل المورد نفسه كل أسبوع، فأضف قاعدة خاصة به بدلًا من تصحيحه يدويًا إلى الأبد.

قياس الدقة بأمانة

رقم واحد مثل «دقة 98%» من مزوّد الخدمة لا يخبرك بالكثير. أنشئ مجموعة اختبار من فواتير حقيقية من مورديك، بما فيها الصور الرديئة، وقِس ما يلي:

• دقة الحقول التي ترحّلها: المورد، والتاريخ، ورقم الفاتورة، والضريبة، والإجمالي.
• نسبة المرور المباشر: نسبة الفواتير التي تجتاز كل الفحوص دون أي تصحيح.
• وقت المراجعة لكل فاتورة تحتاج إلى موظف.
• الأخطاء التي مرّت: أي خطأ وصل إلى الحسابات، والمطلوب أن يكون صفرًا.

أعد القياس عند إضافة موردين جدد أو تغيير النموذج، فالدقة صفة لمستنداتك أنت، لا للبرنامج وحده.

إدخال النتائج إلى النظام المحاسبي أو نظام ERP

لا قيمة للاستخراج إلا إذا وصلت البيانات إلى مكانها الصحيح. اربط كل مورد بسجله، وكل بند بحساب أو صنف، ورحّل الفواتير كمسودات ليبقى القرار النهائي لفريق المالية. ويمر الربط عادةً عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) للنظام المحاسبي أو ملف استيراد مجدول، ويشرح دليلنا عن ربط الأنظمة التي تعمل بها بالفعل الخيارات المتاحة. وإذا كنت تستخدم أوامر الشراء، فطابق الفاتورة مع أمر الشراء والبضاعة المستلمة قبل اعتماد الدفع.

وتحتوي الفواتير أيضًا على أرقام ضريبية وبيانات حسابات بنكية، فاسأل قبل اختيار أي أداة: أين تُعالَج المستندات، وكم تُحفظ، ومن يستطيع الاطلاع عليها.

ما تقدمه KF Tech Solutions في هذا المجال

نبني حلول الذكاء الاصطناعي والبرمجيات المخصصة المحيطة بها: سلاسل استخراج بيانات المستندات مع قواعد التحقق، وشاشة مراجعة ضمن لوحة تحكم على الويب، والربط الذي يرحّل الفواتير المعتمدة إلى نظامك المحاسبي أو نظام ERP. نعمل مع المنشآت في مصر ودول الخليج. وإذا كنت تبدأ في هذا المجال، فابدأ بـدليل عملي لإضافة الذكاء الاصطناعي إلى عملك، أو اطّلع على كيف يتيح النهج نفسه لفريقك سؤال مساعد ذكي عن مستنداتك.

أسئلة شائعة

هل يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة الفواتير العربية المكتوبة بخط اليد؟

أحيانًا، لكن ليس بدقة تكفي لترحيلها دون مراجعة. اجعل الفواتير المكتوبة بخط اليد تمر دائمًا بالمراجعة، وقِس نتائجها بشكل منفصل.

هل نظل بحاجة إلى موظف من المالية للمراجعة؟

نعم، لكل ما يفشل في أحد الفحوص. والهدف أن يراجع الموظفون الاستثناءات، لا كل فاتورة.

يرسل موردونا صور الفواتير عبر واتساب، فهل ينجح ذلك؟

غالبًا نعم، إذا كانت الصورة واضحة والفاتورة كاملة داخل الإطار. ويساعد تحسين الصورة أولًا، ويساعد أكثر إرسال إرشادات قصيرة للموردين.

كم عدد الفواتير الذي يجعل بناء هذا النظام مجديًا؟

لا يوجد عدد ثابت. قارن الساعات التي يقضيها فريقك شهريًا في إدخال الفواتير بتكلفة بناء النظام وتشغيله.

إذا أردت أن ترى كيف يعمل هذا على فواتيرك أنت، احجز مكالمة مجانية أو أرسل إلينا بعض النماذج، وسنخبرك بما يمكن أتمتته.

المصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: دليل الفواتير الضريبية والسجلات وفق أحكام ضريبة القيمة المضافة
• الهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات: ضريبة القيمة المضافة
• الهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات: دليل الخاضع لضريبة القيمة المضافة