تطبيق مناديب المبيعات للموزعين في مصر
ما الذي يجب أن يؤديه تطبيق مناديب المبيعات للموزع في مصر: خطوط السير، والطلبات دون اتصال، ومخزون السيارة، والتحصيل، والمرتجعات، والربط بنظام ERP.
تطبيق مناديب المبيعات هو تطبيق جوال أو تطبيق على جهاز لوحي يستخدمه المندوب في الطريق: يعرض خط سير اليوم، ويسجل الطلبات والمدفوعات عند كل محل، ويطبع الفاتورة، ويتابع ما تبقّى في السيارة. والتطبيق المفيد للموزع في مصر يعمل دون شبكة، ويعرف حد الائتمان لكل عميل، ويرسل كل عملية بيع إلى المخزون والحسابات قبل نهاية اليوم. وإذا عجز عن هذه الأمور الثلاثة فهو دفتر طلبات رقمي، وليس نظامًا للبيع المتنقل بالسيارات.
يبدأ معظم الموزعين بالورق: قائمة بخط السير، ودفتر فواتير بنسخ كربونية، وسجلّ لمن عليه مستحقات. وينجح ذلك حتى يزيد عدد المناديب على من يمكنك الاتصال بهم في مساء واحد.
خطوط السير وقوائم الزيارات
يفتح كل مندوب التطبيق فيرى عملاء اليوم بترتيب الزيارة، مع العنوان وموقعه على الخريطة ورقم الهاتف والرصيد المفتوح وآخر طلب. ويضع المشرف خطوط السير مرة واحدة حسب المنطقة ويوم الأسبوع، ثم يعدّلها من داخل التطبيق بدلًا من إرسال القوائم على واتساب كل صباح.
تفاصيل مهمة:
- نتيجة لكل زيارة. تم الطلب، أو المحل مغلق، أو لا توجد سيولة، أو لا حاجة، أو صاحب المحل غير موجود. الزيارة الفائتة مع سببها معلومة، أما الزيارة الفائتة دون تسجيل فهي فجوة.
- الموقع عند تسجيل الزيارة. يسجل التطبيق مكان المندوب لحظة تسجيل الزيارة. وهذا لا يثبت البيع، لكنه يوضح هل زار المندوب المحل أصلًا.
وإذا أردت أيضًا متابعة السيارات نفسها، بالوقود والرحلات، فذلك نظام منفصل؛ راجع دليلنا عن أنظمة تتبع الأساطيل في مصر.
طلبات تعمل دون اتصال بالإنترنت
تنقطع الشبكة في الأدوار السفلية وعلى الطرق الريفية وداخل الأسواق الكبيرة. لذا يجب أن يسجل التطبيق الطلب كاملًا، ويطبّق الأسعار والخصومات، ويطبع الفاتورة دون أي اتصال، ثم يرفع كل شيء عند عودة الشبكة. اطلب أن ترى ذلك يعمل في وضع الطيران، لا أن تكتفي بوعد.
أمران يحددان هل وضع العمل دون اتصال آمن:
- أرقام الفواتير. يحتاج كل جهاز إلى سلسلة أرقام خاصة به، حتى لا يُصدر مندوبان يعملان دون اتصال الرقم نفسه.
- الأسعار والحدود على الجهاز. يحتفظ هاتف المندوب بقائمة الأسعار الحالية والعروض وحد الائتمان لكل عميل، وتُحدَّث كلما اتصل بالشبكة. وإلا باع المندوب بأسعار الشهر الماضي.
مخزون السيارة
تعامل مع كل سيارة كأنها مخزن صغير. في الصباح يُصدر المخزن قائمة التحميل فيزيد رصيد السيارة. وخلال اليوم تُحرّك كل عملية بيع أو عيّنة أو مرتجع هذا الرصيد. وفي المساء يُفرغ المندوب السيارة، ويُقارن الجرد بما يتوقعه التطبيق.
ينبغي أن يمنع التطبيق بيع أصناف لا تحملها السيارة (أو يحوّلها إلى طلب مسبق يُسلَّم لاحقًا)، وأن يتابع التشغيلات وتواريخ الصلاحية إن كانت منتجاتك تحتاج ذلك، وأن يسجل التالف منفصلًا عن المرتجعات. والفرق في نهاية اليوم، لكل صنف ولكل مندوب، هو أول رقم سيراجعه مديرك. ويتناول دليلنا عن إدارة المخزون في مصر أين تضيع البضاعة بين المخزن والرف.
التحصيل والائتمان والمرتجعات
معظم خسائر الموزعين في النقود لا في الكراتين. لذا ينبغي أن يقوم التطبيق بما يلي:
- عرض رصيد العميل وفواتيره المتأخرة قبل أن يسجل المندوب طلبًا جديدًا.
- منع الطلب الذي يتجاوز بالعميل حد الائتمان أو التنبيه إليه، مع استثناء لا يعتمده إلا المشرف.
- تسجيل كل دفعة على فواتير محددة، نقدًا أو بشيك أو محفظة إلكترونية أو تحويل بنكي، وإعطاء المحل إيصالًا.
- ربط كل مرتجع بالفاتورة الأصلية مع ذكر السبب، حتى لا تُستخدم المرتجعات لإخفاء عجز في النقدية.
- إقفال نقدية المندوب في نهاية اليوم: ما حُصّل، وما سُلّم، والفرق بينهما.
| على الورق | في التطبيق |
|---|---|
| الرصيد يعرفه المندوب وحده | الرصيد ظاهر للمندوب والمكتب قبل كل طلب |
| المدفوعات مكتوبة في دفتر | كل دفعة مرتبطة بفاتورة ومعها إيصال |
| المرتجعات مدوّنة على نسخة الفاتورة | المرتجعات مرتبطة بالبيع الأصلي مع السبب |
| جرد السيارة تقريبي | المخزون المتوقع والمعدود لكل صنف كل مساء |
الربط مع المخزون ونظام ERP
التطبيق نصف النظام فقط. والنصف الآخر هو المكتب الخلفي: المخزن، وقوائم الأسعار، وحسابات العملاء، والدفاتر المحاسبية. وينبغي أن تصل كل فاتورة ودفعة ومرتجع من الطريق إلى هناك مرة واحدة، تلقائيًا، دون أن يعيد أحد كتابتها من الورق.
وإذا كنت تستخدم بالفعل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامجًا محاسبيًا، فالسؤال الأساسي هو: هل لديه واجهة برمجية (API) أو وسيلة استيراد يستطيع التطبيق استخدامها؟ وإن لم يكن لديه، يمكن للمكتب الخلفي للبيع المتنقل بالسيارات أن يحتفظ بالعملاء والمخزون والأرصدة بنفسه، ويصدّر البيانات إلى محاسبك. ولست متأكدًا من حاجتك إلى نظام ERP كامل؟ اقرأ هل تحتاج المنشأة الصغيرة في مصر فعلًا إلى نظام ERP؟
وإذا كانت شركتك تُصدر فواتير إلكترونية أو إيصالات إلكترونية عبر منظومة مصلحة الضرائب المصرية، فحدّد مبكرًا هل تُرسَل مبيعات الطريق من التطبيق، أم من المكتب الخلفي، أم من نظام ERP الحالي. اختر مسارًا واحدًا فقط، وإلا أُبلغ عن البيع نفسه مرتين. هذه معلومات عامة وليست استشارة ضريبية؛ فتأكد من التفاصيل مع محاسبك.
لوحة التحكم للموزع
يريد صاحب المنشأة أن يعرف قبل المساء كم بيع، وكم حُصّل، وما المستحق حتى الآن. ولوحة التحكم المفيدة تعرض:
- المبيعات والتحصيل لكل مندوب وخط سير ويوم، مقارنة بالمستهدف.
- نسبة الزيارات: الزيارات المخططة مقارنة بالزيارات المنفذة.
- الأرصدة المتأخرة حسب العميل وحسب المندوب.
- فروق مخزون السيارات، والمرتجعات حسب السبب.
ويجب أن يقود كل رقم إلى الفواتير التي يقوم عليها. فالإجمالي الذي لا يمكنك فتح تفاصيله إجمالي لا يمكنك تصحيحه، وهي نقطة نتناولها في مقال لوحة التحكم الخاصة بك تكذب عليك.
البناء أم الشراء
توجد تطبيقات جاهزة للبيع المتنقل بالسيارات، وتناسب الموزعين الذين تتطابق طريقة عملهم معها. ويكون البناء المخصص منطقيًا عندما لا تتوافق معها أسعارك أو قواعد الائتمان أو المرتجعات أو نظام ERP لديك، أو عندما تتراكم رسوم كل مستخدم على عدد كبير من المناديب. وأيًّا كان اختيارك، تحقق مما يلي:
- هل يسجل التطبيق طلبًا كاملًا ويطبع فاتورة في وضع الطيران؟
- هل لكل جهاز سلسلة أرقام فواتير خاصة به؟
- هل تُطبَّق حدود الائتمان على الجهاز، مع استثناء يعتمده المشرف؟
- هل يقارن جرد السيارة المسائي المخزون المتوقع بالمعدود لكل صنف؟
- كيف تصل الفواتير إلى المخزون والحسابات، وإلى منظومة الفوترة الإلكترونية إن كنت تستخدمها؟
تبني KF Tech Solutions تطبيقات الجوال وأنظمة المخزون وERP التي تعمل خلفها، لذلك يمكننا بناء تطبيق المندوب والمكتب الخلفي معًا، أو ربط التطبيق بالنظام الذي تستخدمه حاليًا إذا كان يسمح بالتكامل. تعرّف على خدمة تصميم تطبيقات الجوال. نعمل مع المنشآت في مصر والخليج.
أسئلة شائعة
هل يحتاج التطبيق إلى الإنترنت طوال اليوم؟
لا. ينبغي أن يعمل دون اتصال طوال اليوم، وأن يزامن البيانات كلما توفرت الشبكة. لكنه يحتاج إلى اتصال مرة واحدة على الأقل يوميًا لتحميل الأسعار والأرصدة وخط السير.
هل يستطيع المندوب تغيير الأسعار؟
في حدود تضعها أنت فقط. فالإعداد الجيد يسمح بخصم حتى نسبة محددة، ويرسل ما يزيد عليها إلى المشرف للاعتماد.
هل يمكن للمناديب استخدام هواتفهم الشخصية؟
يمكن ذلك، لكن أجهزة الشركة أسهل في التحكم: إذ يمكنك قصرها على تطبيقات العمل واستردادها عند مغادرة المندوب. وفي الحالتين، اختبر التطبيق على الهواتف والطابعات نفسها التي سيحملها المناديب.
هل يمكن البدء بالطلبات فقط وإضافة التحصيل لاحقًا؟
نعم، لكن خطّط للبيانات من البداية. فينبغي أن تكون بيانات العملاء والفواتير والأرصدة في مكان واحد، حتى لا تعني إضافة التحصيل لاحقًا البدء من جديد.
إذا كان مناديبك ما زالوا يعتمدون على دفاتر الفواتير والمكالمات الهاتفية، احجز مكالمة مجانية وسنرسم معك خطوط السير ومخزون السيارات والتحصيل قبل أن نقدّم عرض السعر. أو أرسل لنا رسالة.
المصادر
- مصلحة الضرائب المصرية: منظومتا الفاتورة الإلكترونية والإيصال الإلكتروني
اقرأ المزيد
النشرة البريدية
ملاحظات من حين لآخر عن البرمجيات والأتمتة وإدارة أعمال أفضل. دون رسائل مزعجة.