Van-Sales-Apps für Großhändler und Distributoren in Ägypten

Eine Van-Sales-App ist eine App für Smartphone oder Tablet, die Ihre Außendienstverkäufer unterwegs nutzen: Sie zeigt die heutige Tour, nimmt in jedem Geschäft Aufträge und Zahlungen auf, druckt die Rechnung und verfolgt, was noch im Fahrzeug ist. Für einen Distributor in Ägypten funktioniert eine brauchbare App ohne Netz, kennt das Kreditlimit jedes Kunden und überträgt jeden Verkauf bis zum Tagesende in Lager und Buchhaltung. Kann sie diese drei Dinge nicht, ist sie ein digitales Auftragsbuch, kein Van-Sales-System.

Die meisten Distributoren beginnen mit Papier: eine Tourenliste, ein Rechnungsblock mit Durchschlägen und ein Heft, in dem steht, wer was schuldet. Das funktioniert, bis Sie mehr Verkäufer haben, als Sie an einem Abend anrufen können.

Tourenpläne und Besuchslisten

Jeder Verkäufer öffnet die App und sieht die heutigen Kunden in Besuchsreihenfolge, mit Adresse, Kartenpunkt, Telefonnummer, offenem Saldo und letzter Bestellung. Der Vorgesetzte legt die Touren einmal nach Gebiet und Wochentag an und passt sie in der App an, statt jeden Morgen Listen per WhatsApp zu verschicken.

Wichtige Details:

• Ein Ergebnis für jeden Halt. Bestellt, Geschäft geschlossen, kein Bargeld, kein Bedarf, Inhaber abwesend. Ein verpasster Besuch mit Grund ist eine Information; ein verpasster Besuch ohne Eintrag ist eine Lücke.
• Standort beim Check-in. Die App speichert, wo der Verkäufer war, als der Besuch erfasst wurde. Das beweist keinen Verkauf, zeigt aber, ob das Geschäft überhaupt besucht wurde.

Wenn Sie auch die Fahrzeuge selbst mit Kraftstoff und Fahrten erfassen möchten, ist das ein eigenes System; lesen Sie dazu unseren Leitfaden zu Flottenmanagement in Ägypten.

Aufträge, die offline funktionieren

In Kellern, auf Landstraßen und in großen Markthallen fällt das Netz aus. Die App muss einen vollständigen Auftrag aufnehmen, Preise und Rabatte anwenden und die Rechnung ohne Verbindung drucken und dann alles hochladen, sobald das Netz zurück ist. Lassen Sie sich das im Flugmodus vorführen, statt sich auf ein Versprechen zu verlassen.

Zwei Punkte entscheiden, ob der Offline-Modus sicher ist:

• Rechnungsnummern. Jedes Gerät braucht einen eigenen Nummernkreis, damit zwei Verkäufer, die offline arbeiten, nie dieselbe Rechnungsnummer vergeben.
• Preise und Limits auf dem Gerät. Das Smartphone des Verkäufers hält die aktuelle Preisliste, Aktionen und das Kreditlimit jedes Kunden vor und aktualisiert sie bei jeder Verbindung. Sonst verkauft der Verkäufer zu den Preisen des Vormonats.

Bestand im Fahrzeug

Behandeln Sie jedes Fahrzeug wie ein kleines Lager. Morgens erstellt das Lager eine Ladeliste, und der Fahrzeugbestand steigt. Tagsüber verändert ihn jeder Verkauf, jedes Muster und jede Retoure. Abends lädt der Verkäufer aus, und die Zählung wird mit dem Sollbestand der App verglichen.

Die App sollte den Verkauf von Artikeln verhindern, die nicht im Fahrzeug sind (oder sie in eine Vorbestellung zur späteren Lieferung umwandeln), Chargen und Verfallsdaten verfolgen, falls Ihre Produkte welche haben, und beschädigte Ware getrennt von Retouren erfassen. Die Abweichung am Tagesende, pro Artikel und pro Verkäufer, ist die erste Zahl, die Ihr Manager prüft. Unser Leitfaden zur Lagerverwaltung in Ägypten zeigt, wo Ware zwischen Lager und Regal verloren geht.

Inkasso, Kredit und Retouren

Die meisten Verluste eines Distributors liegen beim Geld, nicht bei den Kartons. Die App sollte:

• Saldo und überfällige Rechnungen des Kunden anzeigen, bevor der Verkäufer einen neuen Auftrag aufnimmt.
• Einen Auftrag, der das Kreditlimit überschreitet, sperren oder markieren, mit einer Ausnahme, die nur ein Vorgesetzter freigeben kann.
• Jede Zahlung bestimmten Rechnungen zuordnen, ob bar, per Scheck, Wallet oder Überweisung, und dem Geschäft eine Quittung geben.
• Jede Retoure mit Grund an die ursprüngliche Rechnung koppeln, damit Retouren keinen Kassenfehlbetrag verdecken.
• Am Tagesende die Kasse des Verkäufers abschließen: was kassiert wurde, was abgegeben wurde und die Differenz.

Anbindung an Lager und ERP

Die App ist nur die Hälfte des Systems. Die andere Hälfte ist das Backoffice: Lager, Preislisten, Kundenkonten und Buchhaltung. Jede Rechnung, Zahlung und Retoure von unterwegs sollte dort genau einmal und automatisch ankommen, ohne dass jemand sie vom Papier abtippt.

Wenn Sie bereits ein ERP- oder Buchhaltungssystem nutzen, lautet die entscheidende Frage, ob es eine API oder einen Import hat, den die App nutzen kann. Wenn nicht, kann das Van-Sales-Backoffice Kunden, Bestand und Salden selbst führen und an Ihren Buchhalter exportieren. Sie sind nicht sicher, ob Sie ein vollständiges ERP brauchen? Lesen Sie Braucht ein kleines Unternehmen in Ägypten wirklich ein ERP?

Wenn Ihr Unternehmen E-Rechnungen oder E-Belege über das System der ägyptischen Steuerbehörde ausstellt, legen Sie früh fest, ob Verkäufe von unterwegs von der App, vom Backoffice oder von Ihrem bestehenden ERP übermittelt werden. Wählen Sie genau einen Weg, sonst wird derselbe Verkauf zweimal gemeldet. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung; klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Buchhalter.

Dashboards für den Distributor

Bis zum Abend möchte der Inhaber wissen, wie viel verkauft, wie viel kassiert wurde und was noch offen ist. Ein brauchbares Dashboard zeigt:

• Umsatz und Inkasso pro Verkäufer, Tour und Tag im Vergleich zum Ziel.
• Besuchsquote: geplante Halte im Vergleich zu besuchten Halten.
• Überfällige Salden nach Kunde und nach Verkäufer.
• Bestandsabweichungen pro Fahrzeug und Retouren nach Grund.

Jede Zahl muss zu den Rechnungen dahinter führen. Eine Summe, die Sie nicht aufschlüsseln können, können Sie auch nicht korrigieren; mehr dazu in Ihr Dashboard lügt Sie an.

Selbst bauen oder kaufen

Es gibt fertige Van-Sales-Apps, und sie passen zu Distributoren, deren Abläufe ihren entsprechen. Eine Individualentwicklung lohnt sich, wenn Ihre Preisgestaltung, Kreditregeln, Retouren oder Ihr ERP nicht passen oder wenn sich Gebühren pro Nutzer über viele Verkäufer summieren. Prüfen Sie in jedem Fall:

1. Nimmt die App im Flugmodus einen vollständigen Auftrag auf und druckt eine Rechnung?
2. Hat jedes Gerät einen eigenen Rechnungsnummernkreis?
3. Werden Kreditlimits auf dem Gerät durchgesetzt, mit Freigabe durch einen Vorgesetzten?
4. Vergleicht die abendliche Fahrzeugzählung Soll- und Istbestand pro Artikel?
5. Wie gelangen Rechnungen in Lager, Buchhaltung und, falls genutzt, in die E-Rechnung?

KF Tech Solutions entwickelt mobile Apps und die Lager- und ERP-Systeme dahinter. Wir können also die App für den Verkäufer und das Backoffice gemeinsam bauen oder die App an Ihr bestehendes System anbinden, sofern es eine Integration erlaubt. Mehr dazu auf unserer Seite Mobile Apps. Wir arbeiten mit Unternehmen in Ägypten und am Golf.

Häufige Fragen

Braucht die App den ganzen Tag Internet?

Nein. Sie sollte tagsüber vollständig offline funktionieren und synchronisieren, sobald Netz verfügbar ist. Mindestens einmal am Tag braucht sie jedoch eine Verbindung, um Preise, Salden und die Tour zu laden.

Dürfen Verkäufer Preise ändern?

Nur innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen. Eine gute Einrichtung erlaubt Rabatte bis zu einem festen Prozentsatz und schickt alles darüber zur Freigabe an einen Vorgesetzten.

Können Verkäufer ihre eigenen Smartphones nutzen?

Das ist möglich, aber Firmengeräte lassen sich leichter kontrollieren: Sie können sie auf Arbeits-Apps beschränken und zurücknehmen, wenn ein Verkäufer das Unternehmen verlässt. Testen Sie die App in jedem Fall mit genau den Smartphones und Druckern, die Ihre Verkäufer tragen werden.

Können wir nur mit Aufträgen starten und das Inkasso später ergänzen?

Ja, aber planen Sie die Daten von Anfang an. Kunden, Rechnungen und Salden sollten an einem Ort liegen, damit das spätere Inkasso keinen Neuanfang bedeutet.

Wenn Ihre Verkäufer noch mit Rechnungsblöcken und Telefonaten arbeiten, buchen Sie ein kostenloses Gespräch. Wir erfassen gemeinsam mit Ihnen Touren, Fahrzeugbestand und Inkasso, bevor wir ein Angebot erstellen. Oder schreiben Sie uns.

Quellen

• Ägyptische Steuerbehörde (Egyptian Tax Authority): Systeme für E-Rechnung und E-Beleg