برنامج مخازن لشركتك في مصر: البضاعة بتروح فين بالظبط؟
العلامات اللي بتقول إنك كبرت على الإكسيل، وبرنامج المخازن لازم يسجل إيه، وجرد بينفع فعلاً، وحد إعادة الطلب، والتكلفة، والربط بالكاشير والمتجر والحسابات، وتنقل إزاي من غير ما تضيّع شهر.
اسأل أي صاحب شغل عنده بضاعة قد إيه، وغالباً هتسمع إجابتين: اللي مكتوب في شيت الإكسيل، واللي موجود فعلاً في المخزن. والفرق بينهم فلوس: حاجات اتباعت وما اتسجلتش، وتحويلات بين الفروع وصلت ناقصة، وبضاعة تالفة ما حدش شطبها، وساعات سرقة.
برنامج المخازن بيقفل الفرق ده لأنه بيسجل كل حركة، فالرقم اللي على الشاشة يبقى هو الرقم اللي على الرف. وده اللي محتاجه عشان يحصل.
علامات إنك كبرت على الإكسيل
- الشيت والرف مختلفين، وما حدش يقدر يقول ليه.
- بتعرف إن صنف خلص لما زبون يسأل عليه.
- الفروع بتكلم بعض عشان تعرف مين عنده بضاعة.
- الجرد الشهري بياخد أيام والنتيجة بتتساب في الدرج.
- ما حدش عارف التكلفة الحقيقية للي اتباع، يعني ما حدش عارف المكسب الحقيقي.
لو تلاتة من دول مألوفين، الشيت ما بقاش الأداة الصح.
كل حركة ليها مستند
القاعدة اللي بتخلي برنامج المخازن يشتغل بسيطة: البضاعة ما تتغيرش أبداً من غير سجل يقول ليه. وكل حركة نوع من دول:
- استلام من المورد، على أمر شراء
- مبيعات، من الكاشير أو المتجر الأونلاين أو الفواتير
- تحويلات بين المخازن أو الفروع أو الرفوف، بتتبعت وبعدين بتتستلم
- مرتجعات، من العملاء وللموردين
- تالف وشطب، بسبب
- تسويات بعد الجرد، ومين اللي وافق عليها
لو البضاعة ممكن تتغير من غير مستند، يبقى السيستم مجرد شيت إكسيل شكله أحلى.
التحويل خطوتين، إرسال واستلام، لسبب: لما عشر كراتين يطلعوا وتسعة يوصلوا، أنت عايز تعرف في نفس اليوم، مش آخر السنة.
الأصناف والوحدات والأماكن
بيانات المخزون الكويسة بتبدأ بقايمة أصناف نضيفة:
- كود واحد لكل صنف، وباركود في أي مكان ينفع
- الوحدات والتحويل بينها: بتشتري بالكرتونة، وبتخزّن بالعلبة، وبتبيع بالقطعة
- الأشكال زي المقاس واللون، وكل واحد ليه مخزونه
- الأماكن: أنهي مخزن، وأنهي فرع، وفي المخازن الكبيرة أنهي رف
الأصناف المتكررة بأسماء مختلفة شوية هي أشهر سبب إن أرقام المخزون تبوظ. وتنضيف القايمة قبل ما تنقل يستاهل المجهود.
جرد بينفع فعلاً
الجرد الكامل مرة في السنة، والشغل مقفول، بيكتشف المشاكل بعد ما فات عليها اتناشر شهر. الأحسن هو الجرد الدوري: تجرد كام مكان أو كام مجموعة أصناف كل أسبوع، فكل حاجة تتجرد كذا مرة في السنة، والأصناف الغالية أكتر.
السيستم المفروض:
- يطلّع ورقة جرد، أو شاشة جرد على الموبايل مع قارئ باركود
- يخبّي الكمية المتوقعة عن اللي بيجرد، عشان يعدّ مش يأكد
- يوريك الفروقات، وما يعدّلش المخزون غير بعد موافقة
والفروقات اللي بتتكرر في نفس المكان بتشاور على مشكلة في طريقة الشغل، مش مجرد غلطة في العد.
حد إعادة الطلب والشراء
لكل صنف مهم، حدد حد أدنى: البضاعة اللي تكفي المبيعات لحد ما الطلبية الجديدة توصل. ولما المخزون ينزل تحته، السيستم يقترح طلبية، مجمّعة لكل مورد.
الأصناف الموسمية والمنتجات الجديدة برضه محتاجة تقدير بني آدم، بس اقتراح الطلبيات بيشيل أشهر غلطة: إنك تنسى تطلب لحد ما يبقى متأخر.
التكلفة، عشان تعرف مكسبك
المحاسب بتاعك هو اللي بيحدد طريقة حساب التكلفة، وغالباً بتبقى متوسط مرجّح. وشغل السيستم إنه يطبقها بنفس الطريقة على كل استلام وكل بيعة، عشان تكلفة المبيعات، وبالتالي المكسب، تطلع صح لكل صنف ولكل فرع ولكل شهر.
اربطه بكل حاجة بتبيع
برنامج مخازن مش مربوط بمبيعاتك بيبقى قديم في نفس اللحظة اللي اتحدّث فيها. المفروض ياخد المبيعات من:
- الكاشير في محلاتك، واتكلمنا عنه في إزاي تختار برنامج كاشير لمحلك
- متجرك الأونلاين، عشان الموقع ما يبيعش حاجة مش عندك
- الحسابات أو الـ ERP، عشان المشتريات والتكاليف توصل للدفاتر، زي ما شرحنا في ERP للشركات الصغيرة
وإزاي الربط ده بيشتغل مشروح في ربط أنظمة الشغل ببعض عن طريق الـ API.
تنقل إزاي من غير ما تضيّع شهر
- نضّف قايمة الأصناف واتفق على الأكواد والوحدات.
- اجرد كل حاجة مرة واحدة عشان يبقى عندك رصيد افتتاحي حقيقي.
- ابدأ بالاستلام والمبيعات، وبعدين ضيف التحويلات والجرد.
- درّب الناس اللي بتلمس البضاعة، مش المكتب بس.
- راجع الفروقات كل أسبوع أول شهرين.
KF Tech Solutions بتعمل أنظمة إدارة الشغل، ومنها المخازن، وبتربطها بالكاشير والمتجر والحسابات اللي الشركات في مصر شغالة بيها أصلاً. تقدر تحكيلنا بضاعتك بتتحرك إزاي النهارده.
أسئلة بتتكرر
محتاجين باركود؟
مش من أول يوم، بس الباركود بيخلي الاستلام والجرد والبيع أسرع بكتير وأدق بكتير. معظم المنتجات عليها باركود من المصنع أصلاً، والباقي السيستم يقدر يطبعله استيكرات.
فريق المخزن ينفع يشتغل من الموبايل بدل الكمبيوتر؟
أيوه. الاستلام والتحويلات والجرد بيشتغلوا كويس على موبايل بكاميرا بتقرا الباركود، أو قارئ صغير في الإيد، وده كمان معناه مشاوير أقل للمكتب.
جاهز ولا مخصوص؟
موديول مخازن جاهز غالباً بيكفي محل واحد أو مخزن بسيط. والشغل المخصوص بيستاهل لما يبقى عندك كذا فرع، أو تصنيع أو تجميع خاص بيك، أو وحدات غريبة، أو كذا قناة بيع لازم تشترك في رقم مخزون واحد.
الأرقام هتبقى مظبوطة إمتى؟
من أول جرد كامل، غالباً في خلال شهر أو اتنين من المراجعة الأسبوعية، لما الفريق يتعود يسجل كل حركة.
اقرأ المزيد
النشرة البريدية
ملاحظات من حين لآخر عن البرمجيات والأتمتة وإدارة أعمال أفضل. دون رسائل مزعجة.