Ein Drittel weniger Warenverderb für eine Restaurantkette

Eine Restaurantgruppe mit vier Filialen kam mit einem Problem zu uns, das sie so beschrieb: "Wir brauchen ein besseres Kassensystem." Nach einer Woche, in der wir den Service beobachtet hatten, war klar, dass die Kasse nicht das Problem war. Das Problem war, dass nichts von dem, was die Kasse wusste, jemals bei jemandem ankam, der Entscheidungen traf.

Was tatsächlich passierte

Bestellungen wurden auf Papier aufgenommen, in die Küche getragen und separat in die Kasse eingetippt. Daraus ergaben sich drei Folgen, und keine davon sah von innen wie ein Softwareproblem aus:

• Der Bestand war eine wöchentliche Schätzung. Eingekauft wurde aus Gewohnheit. Jede Woche wurden dieselben Mengen bestellt, ganz gleich, was verkauft worden war, sodass beliebte Artikel ausgingen und Verderbliches weggeworfen wurde.
• Der Tagesabschluss dauerte jeden Abend vierzig Minuten, pro Filiale. Ein Manager glich Papierbons von Hand mit der Kasse ab und ermittelte so eine Zahl, die die Kasse längst hatte.
• Bestellungen gingen zwischen Gastraum und Küche verloren. Neu zubereitete Gerichte kosteten doppelt: das Essen und die Wartezeit.

Die Inhaber sahen, dass Geld verloren ging. Sie sahen nicht, wo.

Was wir gebaut haben

Ein einziges vernetztes System, in Stufen geliefert, sodass sich jeder Teil bezahlt gemacht hatte, bevor der nächste begann.

Stufe eins — Kassensystem und Küchenmonitor. Bestellungen gehen vom Gastraum direkt auf einen Bildschirm in der Küche. Keine Handschrift, keine verlorenen Bons, keine doppelte Eingabe. Das allein beseitigte das Problem der neu zubereiteten Gerichte innerhalb von zwei Wochen.

Stufe zwei — Rezepturen und Live-Bestand. Jedes Gericht auf der Karte ist seinen Zutaten zugeordnet, sodass ein Verkauf den Bestand automatisch abbucht. Aus der wöchentlichen Schätzung wurde Rechnen: Das System weiß, was das Haus verlassen hat.

Stufe drei — Bestellen nach Verbrauch. Bestellvorschläge auf Basis der tatsächlichen Verkäufe, die ein Manager anpasst, bevor sie an die Lieferanten gehen.

Stufe vier — ein Dashboard für alle Filialen. Die Inhaber sehen alle vier Filialen zusammen: Umsatz, Bestand, Verderb und Personal, in Zahlen, die zueinander passen, weil sie aus einer einzigen Quelle stammen.

Was sich verändert hat

Die Zahl zum Verderb ist die, die die Inhaber zitieren, und sie kam fast vollständig aus Stufe drei. Nach tatsächlichem Verbrauch statt nach Gewohnheit zu bestellen, ist keine raffinierte Idee. Es war schlicht unmöglich, solange die Daten nicht existierten.

Wir haben jede Woche dieselbe Menge bestellt, egal was wir verkauft haben. Das System hat uns einfach den Unterschied gezeigt.

der Betriebsleiter der Gruppe

Was den Erfolg ausmachte

Wir haben einen Freitagabend-Service beobachtet, bevor wir irgendetwas aufgeschrieben haben. Jede falsche Annahme, die wir sonst getroffen hätten, wurde an diesem einen Abend korrigiert. Kein Pflichtenheft hätte sie ans Licht gebracht.

Stufenweise Lieferung. Jede Stufe ging eigenständig live und hatte sich bewährt, bevor die nächste begann. Hätte das Projekt nach Stufe eins aufgehört, hätte es sich trotzdem gelohnt.

Zuerst eine Filiale. Die geschäftigste, drei Wochen lang, vor den anderen drei. Was schiefging, ging nur einmal schief.

Was wir anders machen würden

Wir haben die Zuordnung der Rezepturen unterschätzt. Jedes Gericht der Karte seinen Zutaten zuzuordnen, ist mühsam, es braucht den Küchenchef statt eines Entwicklers, und wir hatten es eingeplant, als wäre es reine Datenerfassung. Es dauerte etwa doppelt so lange wie geplant, und es ist das Fundament, auf dem alles andere steht.

Wir haben das Reporting zu früh gebaut. Das erste Dashboard wurde entworfen, bevor jemand mit den Daten gelebt hatte, und die Hälfte davon blieb ungenutzt. Die Version, die sich hielt, entstand im dritten Monat aus Fragen, die die Leute tatsächlich zu stellen begonnen hatten. Das ist die Falle, die in Ihr Dashboard belügt Sie beschrieben wird — wir sind selbst hineingetappt.

Würde das bei Ihnen funktionieren?

Die Verbesserungen hier entstanden aus einer bestimmten Situation: mehrere Filialen, verderbliche Ware und ein Prozess, in dem Informationen zwar erfasst wurden, aber nie bei einer Entscheidung ankamen. Wenn das auf Sie zutrifft, sind die Zahlen auch für Ihr Unternehmen plausibel.

Wenn Sie einen einzelnen Standort mit einfachem Bestand haben, bringt Ihnen ein gutes fertiges Kassensystem das meiste davon für einen Bruchteil der Kosten. Dieser Vergleich wird in Fertiges oder eigenes Kassensystem durchgerechnet.

Häufige Fragen

Wie lange hat es gedauert?

Vierzehn Wochen vom ersten Besuch bis zum Livebetrieb in allen vier Filialen, über die vier Stufen hinweg. Stufe eins lief in der ersten Filiale ab Woche fünf.

Was ist mit den Anforderungen an die E-Rechnung?

In Stufe eins eingebaut statt nachgerüstet, was erheblich günstiger ist. Siehe Ihr Kassensystem an das ETA-System anbinden.

Gab es Widerstand beim Personal?

Weniger, als die Inhaber befürchtet hatten, weil der Küchenmonitor den Köchen die Arbeit vom ersten Tag an erleichterte. Die Reihenfolge zählt: Automatisieren Sie zuerst etwas, das den Menschen hilft, die damit arbeiten, und der Rest wird weit bereitwilliger angenommen.