إزاي قللنا هدر المخزون في سلسلة مطاعم بالتلت

مجموعة مطاعم عندها أربع فروع جاتلنا بمشكلة وصفوها إنها "محتاجين POS أحسن". بعد أسبوع من متابعة الشغل وقت السيرفس، كان واضح إن الكاشير مش هو المشكلة. المشكلة إن ولا حاجة من اللي الكاشير عارفها كانت بتوصل لأي حد بياخد قرار.

اللي كان بيحصل فعلاً

الأوردرات كانت بتتاخد على ورق، وتتشال للمطبخ، وتتكتب على الكاشير لوحدها. وده جاب تلات نتايج، ولا واحدة فيهم كانت باينة من جوه إنها مشكلة سوفت وير:

• المخزون كان تخمين كل أسبوع. الطلبيات كانت بتتعمل بالعادة. نفس الكميات بتدخل كل أسبوع بغض النظر عن اللي اتباع، فالأصناف اللي عليها طلب بتخلص، والحاجات اللي بتبوظ بتترمي.
• قفلة اليوم كانت بتاخد أربعين دقيقة كل ليلة، في كل فرع. مدير بيطابق البونات الورق على الكاشير بإيده، وبيطلّع رقم الكاشير كان عارفه أصلاً.
• الأوردرات كانت بتضيع بين الصالة والمطبخ. والطبق اللي بيتعمل تاني بيتكلف مرتين: الأكل، والاستنا.

أصحاب المطاعم كانوا شايفين الفلوس وهي بتطير. بس مش شايفين بتطير منين.

بنينا إيه

سيستم واحد مترابط، اتسلّم على مراحل عشان كل جزء يرجّع تكلفته قبل ما اللي بعده يبدأ.

المرحلة الأولى — POS وشاشة مطبخ. الأوردرات بتروح من الصالة على شاشة في المطبخ على طول. لا خط إيد، ولا بونات ضايعة، ولا كتابة تاني. ودي لوحدها حلّت مشكلة الأطباق اللي بتتعمل تاني في خلال أسبوعين.

المرحلة التانية — الوصفات والمخزون اللحظي. كل صنف في المنيو متربط بالمكونات بتاعته، فالبيعة بتخصم من المخزون أوتوماتيك. التخمين الأسبوعي بقى حسابات: السيستم عارف إيه اللي خرج من المكان.

المرحلة التالتة — الطلب على قد الاستهلاك. أوامر شراء مقترحة بتطلع من المبيعات الفعلية، والمدير بيعدّلها قبل ما تروح للموردين.

المرحلة الرابعة — داشبورد واحدة لكل الفروع. أصحاب المطاعم بيشوفوا الأربع فروع مع بعض: المبيعات، والمخزون، والهدر، والعمالة، بأرقام متفقة مع بعض لأنها جاية من مصدر واحد.

إيه اللي اتغيّر

رقم الهدر هو اللي أصحاب المطاعم بيقولوه دايماً، وجه تقريباً كله من المرحلة التالتة. إنك تطلب على قد الاستهلاك الفعلي بدل العادة مش فكرة معقدة. هي بس كانت مستحيلة قبل ما البيانات تبقى موجودة.

كنا بنطلب نفس الكمية كل أسبوع مهما كان اللي بعناه. السيستم بس ورّانا الفرق.

مدير التشغيل في المجموعة

إيه اللي خلّاه ينجح

اتفرجنا على سيرفس يوم جمعة قبل ما نكتب أي حاجة. كل افتراض غلط كنا هنعمله اتصلّح في الليلة دي. وما كانش فيه أي مستند مواصفات هيطلّعهم.

التسليم على مراحل. كل مرحلة اشتغلت لوحدها وجابت تمنها قبل ما اللي بعدها تبدأ. لو المشروع كان وقف بعد المرحلة الأولى، كان برضه يستاهل.

فرع واحد الأول. أزحمهم، لمدة تلات أسابيع، قبل التلاتة التانيين. الحاجات اللي باظت، باظت مرة واحدة بس.

كنا هنعمل إيه بشكل مختلف

قدّرنا ربط الوصفات بأقل من حجمه. إنك تربط كل صنف في المنيو بمكوناته شغل ممل، ومحتاج الشيف الرئيسي مش مبرمج، وإحنا حطيناه في الجدول كأنه شغل إدخال بيانات. خد تقريباً ضعف الوقت المخطط، وهو الأساس اللي كل حاجة تانية قايمة عليه.

بنينا التقارير بدري زيادة. أول داشبورد اتصممت قبل ما حد يعيش مع البيانات، ونصها ما اتستخدمش. النسخة اللي فضلت اتبنت في الشهر التالت، من أسئلة الناس كانت بدأت تسألها فعلاً. ودي الفخ اللي متوصّف في الداشبورد بتاعتك بتكدب عليك — وإحنا نفسنا وقعنا فيه.

ده ينفع معاك؟

المكاسب هنا جت من وضع معين: كذا فرع، ومخزون بيبوظ، وطريقة شغل المعلومة فيها بتتسجل بس عمرها ما بتوصل لقرار. لو ده وصفك، فالأرقام دي منطقية لشغلك أنت كمان.

لو عندك فرع واحد ومخزون بسيط، POS جاهز كويس هيجيبلك أغلب ده بجزء بسيط من التكلفة. والمقارنة دي متشرحة في كاشير جاهز ولا مخصص.

أسئلة متكررة

خد وقت قد إيه؟

أربعتاشر أسبوع من أول زيارة لحد ما الأربع فروع اشتغلوا، على الأربع مراحل. والمرحلة الأولى كانت شغالة في أول فرع في الأسبوع الخامس.

طب ومتطلبات الفاتورة الإلكترونية؟

اتبنت من المرحلة الأولى بدل ما تتضاف بعدين، وده أرخص بكتير. شوف ربط الـ POS بتاعك بمنظومة ETA.

الموظفين قاوموه؟

أقل من اللي أصحاب المطاعم كانوا خايفين منه، لأن شاشة المطبخ سهّلت شغل الطباخين من أول يوم. والترتيب مهم: خلّي أول حاجة تعملها أوتوماتيك حاجة بتساعد الناس اللي بيستخدموها، والباقي بيتقبل أسهل بكتير.