Apothekensoftware in Ägypten: Bestand, Verfallsdaten und Kasse

Eine Apotheke sieht aus wie ein Laden: Regale, ein Tresen, eine Kasse. Dann schauen Sie genauer hin. Dasselbe Medikament wird als Packung und als einzelner Blister verkauft. Die Hälfte des Bestands hat ein Verfallsdatum, das wichtiger ist als der Preis. Preise ändern sich durch behördliche Entscheidung, nicht durch den Inhaber. Großhändler gewähren Naturalrabatte und Zahlungsziele. Und um 22 Uhr stehen fünf Menschen am Tresen, während zwei Lieferbestellungen per WhatsApp warten.

Ein allgemeines Kassenprogramm bewältigt die Kasse. Die Apotheke bewältigt es nicht. Was Apothekensoftware leisten sollte, lesen Sie hier.

Verkauf nach Packung, Blister und Einheit

In Ägypten kaufen Kunden oft einen Blister statt der ganzen Packung. Das System muss wissen, dass eine Packung zum Beispiel drei Blister mit je zehn Tabletten enthält und dass der Verkauf eines Blisters den Bestand um ein Drittel einer Packung verringert, nicht um eins.

Jeder Artikel sollte daher Folgendes haben:

• Einheiten: Packung, Blister und, wo sinnvoll, Einzeleinheit
• Preise pro Einheit, aus dem Packungspreis berechnet, wo dieser festgelegt ist
• Den Barcode auf der Packung und eine schnelle Möglichkeit, einen Blister ohne ihn zu verkaufen

Wenn die Kassenkraft einen Blisterpreis im Kopf ausrechnen muss, wird er gelegentlich falsch sein, und der Bestand driftet jeden Tag weiter ab.

Chargen und Verfallsdaten

Hier verlieren Apotheken das meiste Geld, ohne es zu merken. Medikamente verfallen im Regal, werden zu spät entdeckt, um sie an den Großhändler zurückzugeben, und werden abgeschrieben.

Das System sollte jeden Einkauf mit Charge und Verfallsdatum erfassen und dann:

1. Zuerst verkaufen, was am frühesten verfällt, als Standardeinstellung.
2. Frühzeitig warnen, einige Monate im Voraus, solange noch Zeit bleibt, die Ware zu verkaufen oder zurückzugeben.
3. Den Wert dessen ausweisen, was diesen und nächsten Monat verfällt, nach Großhändler, damit Sie handeln können.
4. Verkäufe sperren, wenn die Ware bereits verfallen ist.

Ein Bericht über bald verfallende Ware, den Sie einmal pro Woche prüfen, bezahlt das ganze System.

Preise, die sich per Beschluss ändern

Medikamentenpreise werden in Ägypten behördlich festgelegt, und sie ändern sich. Wenn das passiert, muss der neue Preis sofort an jeder Kasse ankommen, und der alte Bestand, der zum alten Preis eingekauft wurde, muss trotzdem korrekt bewertet werden.

Das System sollte es ermöglichen, Preise an einer Stelle zu aktualisieren, wenn möglich aus einer Liste, und festhalten, was sich wann geändert hat. Kassenkräfte sollten einen Preis nie spontan ändern können, ohne Berechtigung und Protokoll.

Einkauf beim Großhandel

Der Großteil der Einkäufe einer Apotheke stammt von einer Handvoll Großhändlern, jeder mit eigenen Konditionen. Apothekensoftware sollte Folgendes abdecken:

• Bestellungen, vorgeschlagen auf Basis dessen, was sich verkauft und was knapp wird
• Naturalrabatte, die die tatsächlichen Kosten jedes Artikels verändern
• Zahlungsziele, damit Sie wissen, was Sie jedem Großhändler schulden und bis wann
• Retouren von bald verfallender oder beschädigter Ware, mit dem, was Ihnen zurückerstattet wird

Ohne das ist der tatsächliche Gewinn des Inhabers pro Artikel eine Schätzung.

Eine Kasse, die im Ansturm mithält

Am Tresen ist Geschwindigkeit alles. Die Kassenkraft sollte Folgendes können:

• Den Barcode scannen oder schnell nach Handelsnamen suchen, auf Arabisch oder Englisch
• Alternativen finden, wenn ein Artikel nicht vorrätig ist, nach Wirkstoff
• Bargeld, Karten und Wallets annehmen und eine Zahlung aufteilen
• Einen Beleg drucken und ihn elektronisch ausstellen, wo Ihr Unternehmen dazu verpflichtet ist

Das System für elektronische Belege wird in Ägypten schrittweise für alle Unternehmen eingeführt. Wie es mit der Kasse verbunden wird, haben wir in ETA-E-Rechnung und Anbindung an das Kassensystem erklärt.

Lieferbestellungen und Filialen

Viele Apotheken nehmen inzwischen einen großen Teil ihrer Bestellungen per Telefon und WhatsApp entgegen. Das System sollte jede Lieferbestellung erfassen, wer sie ausliefert und welches Bargeld er zurückbringt, damit die Abendabrechnung stimmt.

Bei mehr als einer Filiale braucht jede Filiale ihren eigenen Bestand, dazu Umlagerungen zwischen den Filialen und eine Gesamtansicht für den Inhaber: was wo verkauft wurde, was knapp wird und was bald verfällt.

Das System muss außerdem weiterverkaufen können, wenn das Internet ausfällt, und alles nachholen, sobald es zurück ist. Eine Apotheke kann ihre Kasse nicht schließen, weil der Router neu gestartet ist.

Standardsoftware oder Individualentwicklung

Es gibt in Ägypten fertige Apothekensysteme, und für eine einzelne Apotheke ist eines davon oft der richtige Start. Prüfen Sie vor der Unterschrift die Verwaltung der Verfallsdaten, den Blisterverkauf und die Berichte, nicht nur den Kassenbildschirm.

Individuelle Software lohnt sich für Ketten mit eigenen Einkaufsregeln, eigenem Lieferbetrieb, einer Website oder App für Bestellungen oder mit Berichten, die fertige Systeme nicht liefern können. Unser Leitfaden zur Wahl eines Kassensystems für Geschäfte listet die Fragen auf, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.

KF Tech Solutions entwickelt Geschäftssysteme und Kassensoftware (POS) für Unternehmen in Ägypten. Wenn Ihre Apotheke ihrem aktuellen System entwachsen ist, können Sie uns sagen, wo es nicht mehr reicht.

Häufige Fragen

Kann das System vorschlagen, was bestellt werden soll?

Ja. Aus den jüngsten Verkäufen, dem aktuellen Bestand und einem Mindestbestand pro Artikel kann es eine Bestellung pro Großhändler vorschlagen. Der Apotheker prüft sie trotzdem; saisonale Nachfrage und neue Medikamente erfordern Urteilsvermögen.

Kann es Rezepte und kontrollierte Arzneimittel abbilden?

Es kann erfassen, welche Verkäufe mit Rezept erfolgten, ein Foto davon anhängen und die gesonderten Aufzeichnungen führen, die manche Medikamente erfordern. Was genau für kontrollierte Arzneimittel vorgeschrieben ist, legt die Aufsichtsbehörde fest; klären Sie also die Regeln, die für Sie gelten.

Wie wechseln wir von unserem aktuellen System?

Artikellisten und aktueller Bestand lassen sich meist exportieren und importieren. Die Verfallsdaten des vorhandenen Bestands sind der schwierige Teil; die meisten Apotheken machen beim Wechsel eine Vollinventur mit Verfallsdaten, was sich ohnehin lohnt.

Funktioniert es auf einem Tablet?

Der Kassenbildschirm schon, mit Barcodescanner und Bondrucker. Einkauf und Berichte sind am Computer einfacher.